会议管理 (概念,会前中后工作).doc

会议管理——会议概述 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。 　　会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。 　　一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。 　　秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。 会议管理——会前筹备 拟订会议议程、日程 （一）会议议程和会议日程的内容及作用 1、会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。 2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 3、会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 （二）会议议程的制定程序 1、明确目标和参加者 2、安排各议程事项的时间 3、确定每一项议程 4、决定会议讨论形式 （三）会议日程的编制方法 1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 2、?制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。 3、?宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。 4、?尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。 5、?保密性较强的议题，一般放在后面。 二、提供会议地点的备选方案 （一）会议地点选择的要求 1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外界干扰。 5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、?场地租借的成本必须合理。 （二）会议场地选择的工作程序 1、?会议的目的与形态 2、?实质上的需要、与会者的期望 3、?列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、?对会议地点进行确认 考试大编辑整理5、签订书面合同 （三）实地考察会议地点的注意事项 1、?会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 2、?只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 3、?不要出于个人原因再次参观酒店。 4、?不要带家属同行参观。 5、?要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。 6、?要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。 三、布置会场和安排座次 （一）会场整体布局安排 1、会场整体布局的要求 （1）庄重、美观、舒适?。 （2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 （3）中大型会议要保证一个绝对的中心。 （4）小型会场要注意集中和方便。 2、会场整体布局的类型 （1）较大型会场的座次安排。 （2）中小型会议的座次安排。 3、会场整体布局安排的工作程序 （1）确定会场形式。 （2）合理摆放桌椅。 （3）布置附属性设备 (二)?主席台的座次和场内座次安排 1、主席台座次和场内座次的要求 主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。 2、主席台的座次和场内座次安排 （1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。 2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。 4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。 （2）安排场内其他人员的座次 1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离