新农保业档案管理培训教材.doc

新农保业务档案管理培训教材 前言 为统一规范社会保险业务档案管理，人社部、国家档案局于2009年7月颁布第3号令，对社会保险业务档案管理范围、管理办法等作出政策性规定。“令”是行政法规或规章，系重大强制性行政措施。3号令的颁布，对建立统一规范的社保业务档案管理体系，强化社保业务档案管理，防范业务档案管理风险等，具有重要的现实意义和长远的历史意义。为贯彻落实3号令，部社保中心于2009年7月下发《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定的通知》(人社险中心函[2009]59号)，对如何做好社会保险业务档案管理提出具体要求，拟采取检查验收、达标考评等措施，力争用3年左右时间使全系统社会保险业务档案管理普遍达到：制度措施落实、场地设施落实、专业人员落实、保障经费落实，基本实现规范化、信息化、专业化管理。去年，部社保中心组织编写了《社会保险业务档案管理指南》一书，细致解读3号令规定，进一步明确社会保险业务档案管理应达到的基本要求，其中包括一些技术上的要求。今年6月，人社部下发《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》(人社厅发［2010］55号)，拉开了在全国开展社保业务档案管理达标验收工作的序幕。为贯彻执行部颁业务档案管理规定，省人社厅、档案局于2009年12月转发了3号令，今年5月联合出台了《关于印发〈福建省社会保险业务档案管理办法(试行)〉的通知》(闽人社文［2010］145号)。7月15日，省厅下发《关于转发人力资源和社会保障部〈关于开展社会保险业务档案管理达标验收的通知〉的通知》(闽人社办［2010］170号)，我省也将进入社保业务档案管理达标验收阶段。以上反映出从中央到地方十分重视社保业务档案管理工作。 2009年9月国务院新农保试点指导意见出台后，同年12月人社部印发了新农保经办规程，对照3号令后，我们考虑到3号令是对社保业务档案的总体要求，具体到新农保业务档案操作起来不但难度大，而且不便掌握，认为有必要根据新农保经办规程进一步细化业务档案管理办法，特别是要对新农保业务档案保管期限、整理方法等作出统一规定，以利规范统一和具体操作。今年初，省农保中心联合省档案局开展调研，共同讨论制定适合我省省情和新农保特点的业务档案管理办法。在反复研讨、请教部社保中心有关部门基础上，今年2月省人社厅和省档案局联合印发了《福建省新型农村社会养老保险业务档案管理办法(试行)》(以下简称《办法》)。该《办法》系根据3号令基本精神并结合新农保业务经办规程，从规范化、标准化管理理念出发，对新农保业务档案的收集、整理、组卷、装订、编号等进行明确和细化，甚至对档案盒的定制格式，也都提出了要求，可以说是一个比较详尽的业务档案管理办法，主要目的在于统一规范新农保业务档案管理全过程和每一个细节，以及减少随意性和便于上手操作等。本教材是在文件基础上，侧重整理方面的难点对新农保业务档案管理办法进行的解读。 第一节 业务档案的特点与归类 一、业务档案与文书档案的一般性区别 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织、以及个人从事某种活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 从不同角度、不同方法区分档案种类可以分为许多种，目前比较通行的方法是将档案分为文书档案、科技档案与专门档案三种，社会保险业务档案属于专门档案。 新农保业务档案，系指经办机构在经办新农保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。文书档案主要指在行政管理活动中由各种行政性公文转化而成的档案。 业务档案与文书档案的主要区别有： 1.业务档案是具体经办工作中直接形成并与经办业务直接有关的档案，主要指在具体经办参保、领取、关系转移、退保、注销、资金调拨、裁定、处罚等过程中形成的第一手必须长期保存的各种业务单证，以及相关汇总材料、文件材料等，材料比较具体，除汇总材料外多体现最初一级，而且多是手续性材料。而文书档案主要反映单位层面的活动，如以单位名义制发的请示、批复、通知、报告、通报、规定、决定、办法、纪要、记录、制度、计划、总结、领导讲话、会议材料、交流材料、汇报材料等等。上下级单位制发本单位收纳的文件，基本上属文书档案。 2.业务档案个别指向性比较明确，主要针对某个单位、某个集体或某个人的某个特定事项，如某单位在经办中依据某项政策对某个特定领取对象作出的某种书面裁定，属于业务档案。而文书档案共性特征比较明显，一般不直接针对某个业务环节的个别人或特定事件，不对业务环节的某个特定对象下结论，如某单位向上级建议对某个业务环节进行改进等，属于文书档案。 3.业务档案与业务环节密不可分。所谓业务环节，就是期限表中所指管理、征缴、待遇、统计、稽核五大类工