论信息化背景下高校会计档案的规范管理.docVIP

论信息化背景下高校会计档案的规范管理 　　【摘要】高校财务会计档案，它记录和反映了高校财务收支操作流程，是高校制定财务规划、控制高校经费开支的主要参考依据，在高校管理工作中占据重要地位。新形势下，随着现代科学技术不断发展，信息化管理是档案管理发展的必然，高校必须加强会计档案管理措施，规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平。 　　【关键词】会计档案；电子数据；规范管理 　　随着我国高校教育事业不断发展，对高校会计档案管理提出了更高的要求。2016年1月1日起实施的《会计档案管理办法》，明确将电子会计档案纳入会计档案范围，大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为管理者提供更多维度、更具参考价值的会计信息。高校应加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。 　　一、高校会计档案管理工作内容及特殊性 　　（一）会计档案内容 　　依据《会计档案管理办法》，会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。包括： 　　1、会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。 　　2、会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。 　　3、财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。 　　4、其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 　　5、同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：①形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。③使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。④采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。⑤建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。⑥形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。⑦满足以上规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。 　　（二）会计档案管理工作特殊性 　　高校会计档案由高校各项会计工作产生，包含高校日常所有财务收支项目，具有全面性特点，与学校其他人事、教学档案管理相比具有以下特殊性： 　　1、高校会计档案中会计凭证、会计账簿、报务报表等内容，均需要专业财会人员通过相应的会计专业知识、会计专业核算、结算来完成，具有专业性特点。 　　2、高校会计工作经过多年发展，拥有较为科学、完整的财会工作体系，凭证录入、会计核算、会计记账、会计报表以及财务审核等工作均具有相应的规范要求，具有严谨性特点。 　　3、会计档案与高校其他档案相比，具有独特的形式，在进行档案管理时，通常会将会计档案进行单独分类、单独管理，具有特殊形式管理。 　　二、高校会计档案管理存在问题 　　（一）对于会计档案管理工作重视不足，专业水平普遍偏低 　　在高校日常管理工作中，应用并不广泛，除专职会计人员和档案管理人员外，其他管理人员对其接触较少，从而导致学校对会计档案管理工作重视不足。多数高校会计档案管理人员，并不具备相应的专业技能和管理技能，普遍由学校档案室教师兼任。受专业限制，普通教师较难对不同种类、性质的会计档案进行精准的分类，难以针对不同的会计档案材料，进行科学系统管理，从而导致档案管理混乱等问题。由于疏于管理，会计档案管理各项设施、制度以及人员需求落实得不到有效保障，从而降低了会计档案管理水平。 　　（二）管理模式老旧、管理制度缺失 　　1、多数高校档案管理仍沿用传统的纸质档案管理，管理模式老旧，不仅工作任务繁重，且不便于查找和整理。例如高校教师科研结题、各项审计、不定期检查等，需调阅会计档案，查寻会计数据费时费力，工作重复增加。 　　2、有的高校存在凭证装订不及时、档案归档不及时的情况，容易造成会计档案资料的缺失，无法保证会计资料的完整性。许多高校尚未组建相应的专业会计档案管理部门，管理效率低、职责模糊。 　　3、没有专门的档案存放库房，将会计档案存放在办公室内，不能满足会计档案防水、防火、防光、防潮、防蛀等