文件记录管控能力培训.pptVIP

ODD/Allan Apr. 2008 培訓目錄 一﹑標准對文件的要求 二﹑標准對記錄的要求 三、受控與非受控文件 四﹑文件控制 五﹑記錄控制 f) 確保外來文件得到識別,并控制其分發; g) 防止作廢文件的非預期使用,若因任何原因而保留作 廢文件時,對這些文件進行適當的標識; ISO14001與ISO9001之區別: A. ISO9001:2000強制要求編制形成文件的程序; B. ISO14001:2004未規定一定需形成文件的程序; 注: 為确保组织对文件的建立和保持能够充分适应实施体系的需要。但组织应当把主要注意力放在对体系的有效实施，而不是放在建立一个繁琐的文件控制系统。 文件控制要求 ISO9001标准4.2.4条款 　 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 与文控相关的质量记录：文件会签申请表、文件签收回收登记表、文件补发申请表…… 體系文件的作用: 1、确定了职责的分配和活动的程序,是企业内部的“法规”; 2、是企业开展内部培训的依据; 3、是体系审核的依据; 4、使工作条理化、规范化，有章可循。 共享資料→ISO體系文件→ c. 部門ISO文員負責對本部門的文件進行管理與控制,填寫《體系文件需求申請表》; 文控中心負責定議所有體系文件模版; 表格及外來文件格式不予限制,如客戶有要求按客戶要求執行。 4.3 文件內容 a. 手冊和管理程序類內容應有“目的、範圍、名詞定議、職責、參考文件、步驟、附件”等7部分。 4.4 文件編號: 見《文件控制程序之“6.3文件編號及部門代號說明”》 4.5 文件標識: a. 所有經文控中心受控文件發放到現場或正在使用的文件,均需有管制標識。 b. 對於失效或作廢的文件但仍需要參考的文件應有“僅供參考”或“作廢”標識。 4﹑文件控制程序 4.6 文件的擬定(修改)： 4.文件控制程序 4.6.1 文件的審批： a.第一層次的文件由管理者代表編寫，部門經理審核，董事總經理批准； b.第二層次的文件由各部門編寫，管理者代表審核，董事總經理批准； c.第三層次的文件：各部門內部的作業指引，由部門指定人員編寫、部門主管審核、部門經理或以上批准；涉及兩個或兩個部門以上的 作業指引由主要涉及部門編寫、部門經理審核、各相關部門經理批准，表格由編制部門主管或經理擬制，廠長或生產總監批准； d.文控中心的文員負責跟蹤文件審批並確保文件在五個工作日內完成審批. 4.7、文件控制: 4.9.3文件更改過程的審批和受控與新文件一樣; 4.9.4過期的軟拷貝文件將由文控中心負責從網絡中更新並保存在“作廢文件”夾下以備參考,過期的硬拷貝將被新文件代替,文控中心負責保存過期版本。 4.11、文件回收、保存: 4.12、文件版次 6.13.1對受控文件經分發給供應商或客戶時,由文控中心蓋“非管制文件”章,改版時不須回收; 6.13.2對於部門一般性文件,不受控時,不須蓋“非管制文件”章,直接發放部門。 文件控制流程圖 5.1、記錄要求: 記錄應清晰、可辨,不應存在模棱兩可之情況,在填寫表格時,需填寫完整(包括簽名與審核確認欄)，不適用部份應有“NA”或“/”表示,不可用鉛筆填寫表格,用鉛筆留下的記錄易涂改; 記錄之編號方法按各文件相關規定執行或部門自定方法執行,目的要便於查找。 5.3、記錄的儲存: b. 外來文件管制章: c. 表格受控時須加一個批準章: 4﹑文件控制程序 4﹑文件控制程序 管理者代表 / 部門主管 表格(單) / / 文控立案 外來文件 部門經理或以上 部門主管 部門指定人員 作業指導書/工藝文件 董事總經理 管理者代表 部門主管/管理者代表 程序類 董事總經理 各部門經理 管理者代表 手冊 批准 審核 擬定(修訂) 項目 類別 4﹑文件控制程序 4.7.1天長公司的質量與環境體系文件采用電子化管理,文控中心將負責保存簽批原件的文件管理,資訊部門負責每日網絡文件的備份與管理; 4.7.2文控中心負責日常網絡文件的更新工作; 4.7.3所有在線的文件和蓋有受控章的文件方可作為有效的文件使用; 4.7.4公司員工可通過電腦查詢質量/環境體系文件, 私自打印之文件僅供參考； 4.7.5所有受控文件經硬拷貝後，必須保持清潔，不