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税务公文格式、行文规则及常见错误 刘凯凯 公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可缺少的重要组成部分，它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。公文格式的确定，有其特定的内涵和规律。目前，在公文处理上我们系统所执行的是2004年国家税务总局印发的《全国税务机关公文处理实施办法》。 一、税务公文文面格式 公文文面格式是指公文中各要素的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。不同的机关、不同类型的公文有不同的文面格式。但是，各类机关的运用公文的格式是大体相同的，虽有差别，但差别不大。机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章、印发传送范围、附件、主题词、抄送机关、印制版记20个要素组成。税务机关的公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）眉首（文头）部分。它包括版头（报头）、份号、密级、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号等8项，位于公文首页上部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线隔开。 版头（报头）。即人们通常所称的“红头”。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性。公文版头的主要形式有2种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如：“郴州市国家税务局文件”；一种由发文机关全称或规范化简称，例如，“郴州市国家税务局。发文机关均用套红大字居中排印在公文首页上部，通称“红头文件”（联合发文可以不套红）。 密级。秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。“绝密”是指：含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。“机密”是指：含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。“秘密”是指：含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。 “绝密”、“机密”、“秘密”等级应当分别标注在公文首页的右上角。标注密级时，应当在标注密级程度的同时标注保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。保密期限是指：保守国家秘密的时间界限。国家秘密的保密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。特殊规定是指：发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”。 紧急程度（等级）。即对公文送达和办理的时间要求。紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的紧急程度应当标注在公文首页的右上角。如需同时标明密级的公文，密级应当标注在紧急程度的上面。紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“急件”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。 “特急”适用于3日内要办的紧急事项；“加急”适用于5日内要办的较急事项；“平急”适用于10日内要办的稍缓事项。 发文字号。它是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，发文字号一经确定，应长期固定使用，不得随意更改，以保证公文的严肃性。例如，市局的文件为郴国税发或函。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简写，例如：“[2004]”，不能简写为“[04]”，发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号，不编虚位（即“1”，不编为“001”），不用“第”。发文字号。机关代字应保持相对稳定，不得经常变动。联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。“国税发”与“国税函”的适用范围，“国税发”适用于：向上级机关请示、报告和提出意见；对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作，制订工作制度，提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设置、变动；转发上级机关的重要文件；与平级机关或有