三级涉外秘书自学笔记.pdf

第一章 文书基础 第一节 应用文书的概念与制发程序 一．应用文书的含义与分类 应用文书：各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格 式的文体总称。 应用文书的分类：行政公文，事务文书，商务文书。 行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法 行政和进行公务活动的重要工具。 2000年8 月24 日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文： 命令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。 意见既可用于上行文、下行文，又可用于平行文。 函可以在不相隶属机关之间：相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准，答复审批事项。 报告的正文一般是由报告原因 ，报告内容等部分构成. 报告结束语：以上报告请审阅。特此报告。 事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。 事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬，邀请信，贺信(贺电)，感谢信，启事，简报，会 议记录，计划，总结，述职报告，讲话稿。 简报报头约占全页的约三分之一。 属于简报报头部分内容的是印发日期，编印单位，简报名称。 简报一般不超过2000字，规模较大时间较长的会议可编发多期简报，标题类似新闻的标题。 简报报核的主要结构是 （按语）+标题+导语+主体+结尾 商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。 商务文书主要有：意向书，订货单，商品说明书，市场调查报告，招标书，投标书，合同， 可行性研究报告。 二、通用公文的制发程序： 草拟 （一` （一）1.(1))数字用阿拉伯数字），审核，签发，复核，缮印，用印，登记，分发。 草拟公文的要求 三、事务文书、商务文书的制发程序 所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。 第二节 应用文书的格式 一、通用公文的格式 概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的 外部形态。 目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999 年 12 月27 日国家质量技术监督局发布的 《国 家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999） (一)通用公文用纸和印装规格 (二)通用公文中各要素标识规则 1．眉首：红色反线以上的各要素。包括：份数序号 （100份-0100，至少1-01），秘密等级 （秘密机密绝密）和保密期限 （机密★一年），紧急程度 （急件特急），发文机关标识，发 文字号 （国办发 〔2012〕5 号），签发人，红色反线。 公文的份数序号，应该用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。 秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第一行。 紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。 联合行文时，主办机关的发文机关标识放在前面。 平行文下行文发文字号位于发文机关标识下空2 行，居中排布。 上行文发文字号位于发文机关标识下空2 行，居左空一字。 联合行文时只标识文件主办机关的发文字号。 上报公文需标识签发人，签发人姓名居右空一字。 2．主体：红色反线 （不含）以下至主题词 （不含）之间的各要素。包括：公文标题 （发文 机关名-发文事由-文种），主送机关，正文，附件，成文日期，印章和附注。 标题中除法规规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 上行文和特指下行文平行文只写一个主送机关，普发性下行文写数个主送机关，公告通告 可以不写主送机关。 主送机关同类机关单位间用顿号，不同类别机关单位之间用逗号。 联合行文时，主送机关名称按党政军群的性质顺序排列。 附件应在正文下空一行，左空2字，冒号，阿拉伯数字序号，附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识附件。 成文日期：领导签发的以签发日期为准，联合行文时以最后一个机关签字日期为准，须会 议讨论通过的以通过日期为准，须经批准的以批准日期为准。 印章是公文生效的标识，除会议纪要和电报外均应加盖公章，联合上行文由主办机关盖章， 联合下行文所有下行文都盖章。 具有密级的下行文必须标识附注，请示应在附注处注明发文机关联系人姓名电话号码。 3．版记：主题词，抄送，印发机关日期，版记中的反线。 主题词：类别词，类属词，文种。之间空一字，不用逗号取代空格：农业 水体保持 通知 抄送机关之间用逗号隔开，最后一个标句号。 印发机关日期同一行，印发机关左空一字，印发日期右空一字，日期用阿拉伯数字标识。 （三）通用公文的特定格式：信函式，命令式，会议纪要式。 二、事务文书、商务文书的格式 特点：灵活性，多样性。 表现形式：表格式，文章式，书信式，条款式。 第三节