五星级秘书第二讲.pptx

五星级秘书;会议的定义—— 1、会议可以泛指一切人们集中起来讨论议题的情形，有定期的、临时的，甚至使用电话或网络的会议。 2、会议是至少要有三人聚集在一起，相互交换信息、想法和意见，为了达到某个目的而作的讨论行为。 3、会议应遵循议事规则，需要有确定的议题为讨论的依据。经过自由而又充分的讨论后，找出解决问题的方法。;;1、销售会议 2、年会 3、新产品发布会 4、研讨会 5、专业会议 6、奖励会议 7、培训会议 ;1、设定会议目标 2、遴选与会者 3、选择会议时间 4、选择会议地点 5、布置会议场所 6、拟定议程 6、派发会议通知 7、会议前的最后检查 8、会议筹备中的秘书工作 ①准备并派发会议通知及议程 ②撰写及分发会议记录 ③协助主席维持会场秩序，并提醒会议时间及焦点 ④跟进会议决议事项;秘书刚开始撰写会议记录时，可以把现场的发言录音录下来慢慢听。在经验丰富之后，秘书应该现场用电脑随时记录，会议结束之时，会议记录也就完成。会议记录大约有一张纸的篇幅就够了，与会者能在5分钟内阅读完毕最好。;撰写会议记录包括：;用简短的文字完成会议记录 用最直接的话叙述要点 用客观的角度，避免批评性的字眼 避免使用别人看不懂的词语 运用记录性的口吻，而非直接应用与会者的话 除非必要，尽量避免提到人名;六、会议记录的格式;确定时间与地点 让与会者了解会议主题 引导会议按顺序进行 预示可以讨论的范围 分发议程需提前一周完成;会议的时间、地点 出席人次 上次的会议记录 议案讨论 例行事项 特殊议案 临时动议 下次会议的时间、地点;确立明确的目标 思考替代方案 邀请适当的人出席 准备背景资料 设定会议纲领及时间表 预先设想可能的冲突 清晰而明确的沟通 制定会议管理规定 ;十、参加会议管理规定;陈述礼仪;发问礼仪;答复礼仪;倾听礼仪;1、发言离题 2、交头接耳 3、心有旁骛 4、发生争执 5、垄断会议 6、急于离席 7、服装不整 8、消极参与 9、毫无准备 10、迟到缺席 11、接听电话 12、进进出出