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档案管理操作指南 目 录 《资料归档范围》 工作标准 1 《文书立卷》 工作标准 3 《文书归档》 工作标准 5 《档案整理》 工作标准 7 《档案保管》 工作标准 9 《档案借阅》 工作标准 10 《保密管理》工作标准 12 《资料归档范围》 工作标准 一、归档范围文件， 包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料： 1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括各类公文； 2、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等； 3、证照文件：经营活动中产生的各类证照文件等； 4、资信文件：验资、审计、评估、权属报告文件等； 5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等； 6、征地建设文件； 7、规划报建文件； 8、竣工验收文件； 9、技术设备文件：设备技术资料等； 10、声像信息类：集团具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。 二、不需要立卷归档的文件： 1、重份文件； 2、无查证利用价值的事务性、临时性的文件； 3、仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件； 4、未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件； 5、一般文件的历次修改稿。 《文书立卷》 工作标准 文书立卷：就是将公司在工作中办理完毕的文件材料挑选出有查阅保存价值的部分，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷。 文书立卷的方法： （一）、按问题特征立卷： 问题特征—指的是文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。 所谓按问题特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起。 特点:保持文件之间的历史联系，反映出一个问题处理的全貌，便于查找利用。 （二）、按时间特征立卷： 时间特征—指文件内容针对的时间和文件形成的时间。 所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时间（如同一年度、同一月份等）的文件集中立卷。 特点：可以反映出企业在不同时期的工作特点，便于查考企业在不同发展阶段的工作面貌。 （三）按名称特征立卷： 名称特征—指文种的名称。 所谓所谓按名称特征立卷，就是把名称相同的文件集中立卷。 特点：可以适当区分文件的重要程度和保存价值。 （四）、按作者特征立卷： 作者特征—指执法文件的单位。 所谓按作者特征立卷，就是将同一作者的文件集中立卷。 特点：由于作者的地位和职能不同，按作者特征立卷可以适当区分文件的重要程度和保存价值。 （五）、按照地区特征立卷： 地区特征—指的是文件内容所涉及的地区。 所谓按地区特征立卷，就是将内容涉及同一地区的文件集中立卷。 特点：便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理。 方法运用： 工作中，往往是根据文件的实际情况，灵活地结合运用上述2-3个特征来组立一个案卷。基本方法是先抓住这一部分文件的主要特征（共同点），再根据文件的数量多少、保存价值、文件之间的联系等方面情况，结合其它特征细分。 注意事项： 一般来说，公司每一次大型会议的文件，应该组成一卷，不宜拆开。 针对某一具体问题的处理形成的文件，联系紧密，不能拆开再按其他特征立卷。如有关某一问题的请示与批复，报告及批转，不宜再按名称或作者分开。 《文书归档》 工作标准 归档，即是将文件整理立卷后，按规定的时间移交给档案室集中保管。 归档时间： 按规定，处理完毕的文件，由各业务部门立好卷，一般在第二年上半年向档案室移交。对于某些专门文件、特殊载体的文件，为便于日常工作查考，可适当延长归档时间。 案卷整理：进一步的系统整理与编制目录。 调整立卷 拟写案卷标题 卷内文件的排列、编号 填写卷内目录及备考表 填写案卷封皮与装订 （一）、调整立卷： 在平时的归卷的基础上，详细检查每个文件，进行适当的调整，最后确定组卷。调整时需要注意： 检查卷内文件成分，也就是检查已经归卷的文件是否齐全完整，有无尚未办理完毕的文件或重份文件等不需立卷归档的； 检查卷内文件联系,即检查组卷情况，如立卷特征的运用是否得当，保持文件之间的联系如何。注意纠正文件归卷不统一、相互混淆、拆散文件等情况。 检查卷内文件保存价值，即检查各卷中的文件保存价值是否相差悬殊。一卷之内文件的保存价值应求大体一致，并初步确定保管期限。 检查卷内文件数量，即检查文件数量太多的案卷，宜酌情适当分卷。 （二）、拟写案卷标题： 案卷标题是对卷内全部文件的总概括，通过案卷标题揭示出卷内文件的成分与内容，为查找利用提供线索。好的案卷标题应具备以下条件： 文字简练通顺、概括准确。避免过于抽象笼统或者堆砌文件标题。 基本结构力求完整，合乎语法，标点正确。 标题中注明作者、问题、名称三个基本部分。案卷标题的结构通常为： （地区）作者——（时间）——（地区）问题——名称 （三）、卷内文件的排列、编号