办公费用管理规定{第二版第2次修订}.doc

****文件修订履历**** 版本 修订内容 修订页次 修订日期 办公费用管理规定 一、目的 为规范管理，使各项费用开支合理化、节约化，特制定本规定。 二、适用范围 适用于公司各项行政费用，如电话费、办公用品、手机费用等。 三、具体规定 办公电话费用 公司电话实行有偿使用原则，对于配备分机或直拨电话的人员，需承担该电话费用的5％，电话费用按电信部门实际支出为依据。 对于没有明确责任人的部门的公用电话，如服务部的服务热线等，部门负责人以上人员承担该办公电话费用的5％。电话费用按电信部门实际支出为依据。 供应部、财务部、服务部、办公室等部门的传真机只限用于传真接发，不扣个人费用，如利用传真机拨打私人电话，一经发现罚款30元。 办公用品费用 办公用品统一由办公室购买、保管及发放。 公司为新入司的科室人员提供笔记本1本，签字笔1支。 3. 印制名片，扣除印制人名片费用的20%，月末由办公室提供扣费明细给人事部，由人事部在工资中扣除。 4. 领用大件、耐用或高价的办公用品和用量较大的办公用品，需部门负责人签字领用。 （三）办公用品采购规定 1、办公用品采购分为网购和线下采购。根据《**业网络集中采购业务流程》每月10号前，对于属于网购的办公用品统一报到西安基地所属的化建业采购基地进行网购。网购办公用品的采购和费用报销必须严格按照网购流程执行。 2、不属于网购品种的由办公室自行采购，采购时对于同品牌同规格进行货比三家，原则上选择采购价格较低的供应商进行采购，每个季度办公室对于供应商的采购价格进行询价，价格高出市场价格时，办公室组织与供应商重新议价。若网上采购价格较低时，办公室可自行在网上采购所需办公用品，按照报销流程进行费用报销，报销时发票后随附网购订单、入库单、发货清单等信息资料。 3、常用办公用品采购前需由办公室行政文员填写《材料采购申请单》，注明采购数量、品牌规格、单价等信息，经办公室负责人签字后方可采购。非常用办公用品采购由所需部门填写《材料采购申请单》，经部门负责人，办公室负责人签字后交由行政文员进行采购。 4、办公用品到司后，办公室行政文员首先要根据送货清单核对送货品牌、规格、数量是否与申请单所需物品一致，若核对无误，方可办理入库手续，填写《入库单》；若送货实物与所需物品不一致，需及时将异常情况反馈给供应商，由供应商按照所需物品重新送货。属于化建业网购的，及时将异常情况根据网购流程的要求反馈给采购基地，以便及时进行退换货。 5、办公用品办理完入库后，及时将实物放置在指定的办公用品区域。 6、《入库单》和《材料采购申请单》表单使用采购部规定格式。 （四）办公用品领用规定 常用办公用品 a、主要包括种类：中性笔、圆珠笔、笔芯、记号笔、白板笔、胶水、固体胶、修改液、中财笔记本、回形针、订书针及A4纸、彩色打印纸、口取纸、美工刀、铅笔、橡皮等。 b、领用规定：此类办公用品以《常用办公用品领用标准》（参见附件1）为上限，由各部门内勤或指定人员每月26～28日将本月各类用品所需数量交至办公室，并于1～5日到办公室按所报数量领取。具体的使用情况由部门自行支配，月底将实际使用情况（详见附表1）反馈给办公室，如经核查发现实际使用量与所报数量相差较大，办公室可根据情况予以适当调整。 此类用品原则上不予再领，如果有特殊情况须再领时，须由部门内勤或指定人员填写“*****领料单”，经部门负责人签字、办公室负责人审核同意后方可再领，且在月底根据再领情况从个人或部门负责人的工资中扣减30%的费用。其中扣部门负责人费用的办公用品是指部门共同使用的办公用品（打印纸及部门专用打印纸除外）。 如有人数变动或其它情况需更改标准的，须由内勤或指定人员写出书面申请，经部门负责人签字，并由办公室审核通过后方可按新标准领取。 c、A4纸及彩色打印纸使用规定：纸张使用本着节约的目的，需双面使用，外报资料或正式签批文件可使用单面纸，日常用纸都需双面使用，禁止浪费纸张的情况出现。 对于使用过的废旧纸张、纸箱由各部门统一放置在食堂小卖部隔壁的垃圾房，不允许随意扔在办公室垃圾桶或卫生间垃圾桶，办公室每月不定期检查各部门废纸处理情况，一经发现有浪费纸张情况，办公室将统一进行通报处理。 2）非常用办公用品 主要包括：计算器、订书机、剪刀、长尾夹、电池、笔筒、文件夹/袋、文件框及部门使用的色带、碳带、收款收据、流水账本、员工卡套、档案袋/盒、印台、印油、木板夹、A4印胶套、双面胶、白板擦、复写纸等。 a、领用规定：此类办公用品由内勤或指定人员在需要时填写“西安中财领料单