办公软件应用技巧一一Word.ppt

办公软件应用技巧 主讲：董爱美 Email：amdong@126.com Word使用技巧 1．快速定位到上次编辑位置 用Word编辑文件时我们希望，当下次打开一 Word 文件时，光标会自动定位到上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开 Word 文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。 小提示：其实 Shift +F5的作用是定位到 Word 最后三次编辑的位置，即 Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。 Word使用技巧 2．快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入 系统 日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！ Word使用技巧 3．快速多次使用格式刷 Word 中提供了快速多次复制格式的方法 双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 4．快速打印多页表格标题 选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或 打印 文件 时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 Word使用技巧 5．快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+ Shift +←键，可把文本提升为标题且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。 Word使用技巧 6．快速改变文本字号 Word 的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel中同样适用。 小提示：其实，还有快速更改 Word 文本字号的方法： 　选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+ 键，以10磅为一级快速减小所选定文字字号。 Word使用技巧 7.用Word来帮忙代替抓图软件 一提起“抓图”，我们首先想到的是抓图软件。大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索，可以查到好多这样的第三方软件，其功能很强大。但利用Word并配合键盘上的Print Screen键可以批量地抓取和保存图片。 打开Word新建一文档，然后根据需要用Print Screen键抓取整个屏幕或配合Alt键(Alt+Print Screen组合键)抓取活动窗口，再切换到Word窗口中粘贴(注意：抓一次粘贴一次)。上述操作完成后，选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令，在保存类型中选择“网页”，文件名随意定。单击[保存]后，在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”(其中***为保存时起的文件名字)，其中保存着刚才抓取的所有图片文件。每个文件都是独立的，且自动编号。再经过简单的整理，分类保存到特定的文件夹、改名等即可。如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。 Word使用技巧 8.Word让表格里的内容真正做到垂直居中 大家都知道Word的表格内容可以垂直居中，但不知道你有没有发现打印出来的表格内容并没有真正对齐。其实在Word的表格中，每一行文字的高度是由字的高度和字上面的行间距两部分组成的。但是，设置表格垂直居中却并不包括行间距的部分，当行间距小的时候，感觉不很显示，但是行间距设置过大的话就很容易发现文字明显偏下，因此如果要让表格内容做到真正的垂直居中，那就必须将行间距设置为“0磅”。 Word使用技巧 9.Word中巧用Ctrl快捷键 “Ctrl”键在Word中的作用很大，和其他不同的键组合起来使用，可发挥更大的作用 Ctrl+D: 打开“字体”对话框，快速完成字体的各种设置。 Ctrl+E：使光标所在行的文字居中。 Ctrl+F：打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”选项卡中。 Ctrl+G：打开“查找与替换”对话框，并定位在“定位”选项卡中。 Ctrl+H：打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”选项卡中。 Ctrl+I：使选中的文字倾斜（再按一次，取消倾斜）。 Ctrl+K：打开“