外贸邮件-培训教材之商务邮件规范与技巧.pdfVIP

邮件改变工作 ——商务邮件规范与技巧 ORICO 外贸一部 Emeric 2013.12.16 邮件规范——目录 • 目录与背景 开篇 • 商务邮件意义 • 收件人、主题、抬头、正文、签名、附件 邮件规范与 技巧 • 邮件技巧和常见问题剖析 • 问答时间，结束语 结束 邮件规范——背景 全球 我 客户 胖哥 2940亿 50封 20个 21个 封邮件/天 相当于中国人两年 不间歇， 意味着每天有20 意味着每天 内收发的纸质信件 每天每十分钟 个不同工作内容 最少要回答和处理 需要发出一封邮件 要发生 21个订单问题 自问： • 我的每一个邮件符合商务规范吗？ • 是否曾经有找业务邮件超过30秒，却仍未找到你要的邮件？ • 你是否有24小时内高效地应对，处理，控制每一个邮件提到的问题？ • 别人是否可以通过邮件电话你？知道你是谁？你邮件是否有分类？ • 在整个邮件来往过程中，你的角色是参与？组织？推动？还是阻止？ …………太多问题了 邮件规范——商务邮件意义 工作中，为什么要使用邮件沟通？ 1、广泛地应用生态环境，邮件是全世界范围内最主要商务沟通方式； 2、性质具较高权威性，正规性，法律性；在各类沟通方式中的认可度较高； 3、使用便捷性，内容可追溯性；方便工作内容存档，归档； 4、沟通上的延时性，有足够的时间充分准备和应对邮件工作内容； 5、参与性强，信息透明共享，与邮件有关人士都可参与进来，并共享信息； 6、沟通高效性，邮件内容含金量高，信息量大；是一种模块化的沟通方式； 7、邮件是日常商务活动的最主要沟通方式之一； 邮件规范——收件人——定义 邮件收信人主体对象，邮件提及内容的主要负责人（可 收件人 以多个），收件人必须对邮件内容作出回应 邮件提及内容的参与者和知情者，有义务对邮件内容知情 抄送人 和负责，有可能是邮件下一步的主要负责人 ； 邮件提及内容的参与者和知情者 ，但又不想公开于收件人和抄 密送人 送人；邮件内容的关联人； 邮件规范——收件人——注意事项 邮件发出前，请检查确认： • 1、各邮件地址是否正确? • 2、收件人，抄送人，秘送人是否正确？ • 3、收件人是否有漏发？多发？错发？ • 4、邮件群发，收件人是否过多？导致服务器奔溃？ • 5、发给常用群体，建立联系人组，提高效率。 邮件规范——收件人——实例演示 实例操作演示 • 1、邮件联系人管理 • 2、邮件联系人按需分组 • 3、邮件收发规则定义 • 4、邮件文件夹管理等 邮件规范——邮件主题——实例分析 我们身边的邮件主题…… 邮件规范——邮件主题——案例分析 我们是这样写主题的…… 1. 答复：垃圾邮件：RE ：答复：答复：美国X客户订