项目管理员如何提升沟通技巧.docVIP

前言 以前，一位好的项目经理并不一定要是一位交流高手。客户们通常并不喜欢这种情况，但是由于项目经理能够向他们提供产品，他们也就接受了。然而，在今天这个崭新的IT世界里，所有的项目都要在客户的合作下才能够完成，而这种合作绝对离不开良好的交流。事实上，项目中出现的很多问题都是交流不善所产生的结果。同样，对于项目管理员来说如何协助项目经理规范且高效的管理项目，有效的沟通也是一个很重要的方面。 因此，可以说沟通与管理成效密不可分。 沟通的方式 组织中最普遍的沟通方式有口头沟通、书面沟通、电子媒介，这里我们简单介绍一下每一种方式。 口头沟通。人们之间最常见的交流方式。常见的口头沟通包括演讲，正式的一对一讨论或小组讨论。口头沟通的优点是信息被快速的传递和反馈。 书面沟通。书面沟通包括备忘录、信件、组织内发行的期刊、公告栏等。这种沟通方式沟通的信息不但都有记录而且可以无限期的保存下来。当然，这种沟通方式会耗费更长的时间。例如，花一小时写的东西，其实只需10分钟就能说完。 电子媒介。当今时代我们开始依赖于各种各样复杂的电子媒介传递信息。如电话、复印机、打印机、Email等，其中发展最快的是Email。电子媒介传递迅速且可以被记录，并可同时将一份信息传递给多人。但其缺点与书面沟通相同。 口头沟通技巧 对于项目管理员来说，与组织内的相关成员进行口头沟通机会会更多。并且，一个卓有成效的的口头沟通，会大大提高工作的效率。 因此，提高口头沟通技巧，能够减少或者避免产生低效和失败的沟通结果。我们可以从以下几个方面提高我们的沟通效率。 长话短说 好的说话方式 高效的说话方式 令人生厌的说话方式 长话短说 短话比长话更能让听者留下深刻的印象。 要获得发言的机会，最好的方法就是“发问”。 无论是多困难的问题，只要有建设性的思考才能帮助你解决。 能干者说话的三要素 非常短 兵分多路 直捣核心 话短为佳 由于手机的普及，人们的谈话量大幅增加。因此，在任何地方、任何时候都可以和别人说话和沟通，如果你的说话冗长而拖泥带水，会给他人一个非常不好的体验，往往打不到沟通的目的。 因此，谈话总是短一些比较好。最大的理由是，这样才是有效率的运用时间。另一个理由是，短话比长话更能给听者留下深刻的印象。 当你做汇报时，你要把“何人”、“何事”、“何时”以及“解决方案”这些信息传达给他人。如果需要做更详细的说明，在这之后再进行补充。如果你想被认为有能力的人，就要在几分钟内有条理的把话所完。 如何在短时间内让对方感动 每个人都希望在说话时能让对方感动，也就是说，说话的目的是要说服对方。 说服的方法除了感动之外，还有以理性、悟性的判断来说服，或是以利弊得失来说服，有时候，也可能以恐怖、威胁来慑服。 但是，最好的方法还是以感动来说服。对方听了你的话之后，大受感动，按照你所想的去做。如果能这样，那就太完美了。不过，让人感动似乎要花点时间。如何让人听了你短短数分钟的话之后感动呢？ 要达到这个目的，最有效的方法是说话要具备真、善、美。 第一是“真”。我们说话要出自真心。本着真心诚意和对方说话，你出自真心，对方也会以真心相待。你若是虚情假意，对方必定心扉紧闭。因此，在任何场合，真心诚意地说话是非常重要的。 第二是“善”。这可以解释为“鼓励人，使人变得积极乐观的语言”。在人们的心目中存在善与恶两股力量。当我们心态是积极乐观的时候，善就占据了上风；当我们的心态是消极悲观的时候，不好的念头就会笼罩心头。因此，要让人振作精神，就要说一些让他们满怀希望、积极乐观的话。真是引发感动的重要因素。 第三是“美”。这可以解释成“美好的表达方式”。同样说一件事情，用带刺的话说出来，与用温和的话说出来，对方的印象可能南辕北辙。美的构成要素包括明朗、有力与优雅。我们应该把这些要素融入表达的方式中。 你若能真心诚意，温和优雅地说出鼓舞对方、让对方积极乐观的话，那么即使在短时间内，也可以让对方感动，完全不需要长篇大论。 短时间内要做到言之有物 说话时必须说正面、开朗的话。所谓正面、开朗的话就是有建设性的话。就算谈话的主题多美沉重，如果说负面的话，心情只会更加郁闷，脑子里不会浮现好的解决方法。在这种情形下，你讲越来越陷入无望的泥潭中。切记，无论是多困难的问题，只有建设性的思考才能帮助你解决问题。 做项目管理员，经常是项目经理碰到麻烦才找上门来，而且那些麻烦通常不是普通的麻烦。在这里，你只需问三个问题： “现在觉得最糟糕的事是什么？” “你希望我帮你做什么？” “下一步打算有什么动作？” 这三个问题如果都有答案，会谈就可以结束了，因为这三个问题都是具有建设性的。 如果能够这么做的话，大家见面时就已经可能拥有共同的信息。所谓会议，就是开会前已经决定了题目，把大家着急起来开会，只是请相关的人报告，以便让大家知道事情进行到什么程度。