试论新建高校档案的信息化管理水平的提升.pdfVIP

2013年 l2月 湘南学院学报 Dec．，2Ol3 第34卷第6期 Journ~ofXiangnanUniversity Vo134No．6 试论新建高校档案的信息化管理水平的提升 陈小芝 (湘南学院 教务处 ，湖南 郴州 423000) 摘 要：计算机应用的普及，网络技术的不断完善，为高校档案信息化提供 了良好的条件，也为高校档案信息化 建设提出了新的挑战．．特剐是新建本科院校，要努力依托 网络技术，提高档案的信息化管理水平，更好地让档案服务 学生，服务社会。 关键词：新建高校；档案信息化；管理水平；提升 中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10．3969／j．issn．1672—8173．2013．06．022 高校是各式各类专门人才的培养基地，在办学中 当今计算机信息技术的发展，网络技术的成熟， 形成的档案信息已成为经济和社会发展的宝贵资源 为档案的开发利用提供了充分的技术条件 ，档案人员 之一，在网络技术 日臻成熟的情况下，提高新建高校 可以利用这些技术，对学校的档案进行数字化 、电子 档案的信息化管理水平，更好地服务学生，服务社会， 文件归档、数据库建设和档案网站管理等工作，确保 是一个值得思考的问题 。 数字档案资源格式统一 、数据规范、长期可读 、便于共 享，把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范 一 、 正视现有问题是提升水平的前提 化发展轨道。但是像湘南学院这类升本不久的高校， 很多事情，只有认识 问题，才是解决问题的开始。 不管是档案管理人员素质还是馆 内技术条件都比较 新建本科院校，由于历史的、现实的诸多原因，在档案 薄弱，校园网还在建设当中，给档案信息网络化管理 信息化建设与开发利用上存在不少问题，这些问题有 带来不少困难，更谈不上信息资源共享。因此，应将 些是客观方面的，有的是主观方面的，不管哪一方面 档案信息化建设纳入校园数字化建设工程之中，整体 的，只有正确地认识它，并且重视它，才能解决它。就 规划，同步实施 。 现在来看，新建本科院校在档案信息化管理方面有下 (三)信息量和服务质量落后 面一些不足。 许多新建高校 由于历史、技术和资金等方面原 (一)信息开发利用层次低 因，虽然也采用了计算机管理档案，但往往只是用计 随着信息技术的发展，档案信息资源的开发层次 算机辅助管理档案，特别是一些档案存在单机版操作 也越来越深，先后依次分为三个层次：手工开发阶段、 情况，信息没用上网，无法实现信息共享。新建院校 数字化开发阶段、网络化开发阶段。一般新建的本科 虽然有 自己的校园网，但档案人员素质不高，没有掌 院校由于多种原因，还停留在编制 目录式的二次文献 握先进的信息处理技术，更谈不上网络安全技术，许 这种低层次开发的基础上。这类学校往往正在进行 多档案信息都不能进行网络化处理，出于安全考虑还 不敢上网，档案信息利用率低。同时，现有的服务方 数字化校园建设，可以以此为契机，借数字化建设的 机会 ，一步到位 ，对档案馆藏的科研 、教学 、人事 、学生 式落后，提供档案信息的手段被动，利用方法也很陈 旧，诸如按时开馆、等客上门等，限制了利用者接触及 等方面的档案资源进行科学分类加工，让这些信息第 获取利用档案信息的时问和空间，挫伤了利用者主动 三层次开发一次完成。这样可以节约资源 ，又能更好 利