公司行政商务接待管理制度.doc

接待管理制度 1 目的 规范公司接待管理，提高工作效率和服务水平，维护公共关系，增强公司美誉度。 2 范围 适用于公司行政、商务类等活动的接待工作。根据来宾到访目的和行政级别，具体分为以下几种类型: 1）党和国家领导人部级领导（享受同等待遇）；（享受同等待遇）；；的、；.2 公司行政管理部门是公司层面接待工作组织与实施的归口管理部门（董事长会客过程中由公司办公室直接服务的项目除外）。负责按本制度及相关细则组织、协调、实施公司层面的接待工作，并指导、配合、协调各直属部门、经营单元层面的相关接待工作。 3.3 各经营单元参照本制度原则自行制定接待管理细则，组织、实施本单元的接待工作，并按分工要求配合完成公司层面接待的相关具体工作。 4 管理内容 4.1 接待等级 4.1.1 常规接待：无需公司领导主持的接待活动。 4.1.2 重要接待：公司领导主持的接待活动。 4.1.3 A级接待：董事长（或特别委托的公司领导）主持的接待活动。 4.1.4 AA级接待：省部级（同级别）领导及相关类别的接待活动。 4.1.5 AAA级接待：党和国家领导人及相关类别的接待活动。 4.2 前期衔接 4.2.1来宾与总部联系的来访信息中，属于本制度第2条⑴～⑻款的，由公司办公室负责衔接与沟通；属于于本制度第2条⑼～⑾款的，系公司相关部门邀请或外单位直接与对口部门联系的来访接待，由该部门自行衔接。 4.2.2 来宾与经营单元联系的来访信息中，属于本制度第2条⑴～⑵款的，相关单元须第一时间报公司办公室，由公司办公室负责后续衔接与沟通；属于本制度第2条⑶～⑾款的，由相关单元自行衔接。 4.2.3衔接内容包括了解客方来访时间、人员数量、主要领导职务、来访目的、初步行程安排及随团联系人等信息，在注重礼仪的同时，衔接部门不得擅自做出我方具体的承诺和答复。 4.3接待审批 4.3.1 属于本制度第2条⑴～⑵款类别的接待，公司办公室直接呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员。 4.3.2 董事长会客按照《董事长会客接待管理办法》执行，详见附件一。 4.3.3 属于总部对接的本制度第2条⑶及⑸～⑹款类别的接待，由分管领导会签意见后，公司办公室再呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员。 4.3.4属于总部对接的本制度第2条⑺款性质的接待，由公司宣传部门会签意见后，公司办公室再呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员。 4.3.5属于总部对接的本制度第2条⑻～⑾款类别的接待，由公司办公室根据来宾的职层及来访目的，协调、确定主持接待的人员；对于综合性、无法明确专业对口关系的来访，如需公司领导出面，实行高管人员轮值接待的办法，由公司办公室按照当日高管人员备勤情况确定，并做好记录。 4.3.6公司相关直属部门邀请的来访或外单位直接与对口部门联系的来访接待，一般由对口部门自行操作；如需纳入公司层面接待，则由该部门填写《接待申请、受理及服务工作评价考核表》（详见附件二），经分线领导审批后，提交公司行政管理部门组织实施。 4.3.7 属于经营单元对接的本制度第2条第⑶及⑸～⑾款类别的接待，由经营单元自行决定审批方式。 4.4 公司层面接待实施 4.4.1 跟进衔接：公司行政管理部门根据接待审批意见，与联系人或客方确认、衔接具体的行程，并负责接待过程中的跟进、落实。 4.4.2 拟定方案：根据相关信息，公司行政管理部门拟定接待操作方案；AA级及以下级别的接待方案由公司行政主管领导审批，AAA级及董事长明确要求的重要接待方案由董事长审批。 4.4.3 发布通知：正常情况下，常规、重要、A级接待信息（含经分线领导批准的《接待申请、受理及服务工作评价考核表》应至少提前24小时递交接待部门；AA、AAA级接待信息应提前72小时告知公司行政管理部门。行政管理部门收到信息后应及时拟定方案按规报批，并发出接待安排通知。不发通知的相关接待活动由接待部门提前1小时与门卫衔接并按规跟进服务。 4.4.4 准备材料：公司介绍PPT模板由公司宣传部门负责设计，框架结构、内容、图片原则上每半年应进行一次更新；公司行政管理部门负责日常会标（含投影幕）、电子屏的内容更新，涉及到董事长出席的座谈、专项汇报，由公司办公室负责准备材料，分线领导出席的座谈、专项汇报，由相关对口部门负责准备材料。 4.4.5 对于公司安排的接待任务，高管人员无正当理由，不得推诿。作为主要接待人时，要认真审查由相关部门负责起草的汇报材料，并对材料的准确性和保密性负责，避免在汇报时泄露公司商业机密和公司在非公开场合发布的信息。 4.4.6 参与接待及汇报的人员原则上按事先审查过的材料进行汇报；如需脱稿汇报，应用词严谨、简练，不得随意更改或增加与汇报主题无关的内容；主要接待人要注意控制、把握好节奏和分寸，在预