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运用SWOT模式 提升中小企业审核的有效性 文/刘志立 随着QMS认证的普及，越来越多的企业有了认证的需求和动力，其中包括了为数众多的中小型企业。 如何在审核中关注中小企业的管理流程、分析管理薄弱点并提出适用的管理建议，提高审核的“含金量”，是一个值得探讨的话题。 一、认证体系企业运行的现状 由于企业QMS及质量文化的成熟度不同，也有不同的实施效果：有的质量稳定受控，质量成本持续降低，预防和持续改进成为主要工作；有的达不到预期的效果，反而成了额外的负担。 下面是对中小型企业的质量管理现状分析。当然这种划分不是绝对的，某些企业可能具有一些混合特点。 【链接】质量文化 企业在长期生产经营实践中，由企业管理层特别是主要领导倡导、员工普遍认同的，逐步形成并相对固化的群体质量意识、质量价值观、质量方针、质量目标、采标原则、检测手段、检验方法、质量奖惩制度的总和。 1.一区企业 企业“质量文化”成熟度低，QMS的建立多依赖于咨询机构，因对标准理解不够，对体系建立少有参与。以取得证书为目的，QMS与组织日常运作的方式并行，造成“两张皮”的现象。 该类企业多为新兴的高新企业，人员精干且综合素质高，产品单一但技术含量高。企业处于初创阶段,制度和体系亟待完善。因此，如果审核员与企业交流沟通得当，则可使之认可QMS对质量管理的重要性，并激发其他体系的潜在需求；如果只是一味地作符合性审核脱离企业实际，则企业会最终将体系和审核当作一种负担和“鸡肋”。 2.二区企业 该类企业有成熟的“质量文化”，但无成熟的QMS，不符合ISO 9001：2008标准。对审核员意味着具有更多挑战，企业因对自身质量文化的自信而怀疑QMS的意义，是审核中面临的最大难题。 此处所谓的“问题”并不单是企业经营管理的问题，更多的是体系推行和认证过程中的问题。由于片面追求通过认证及审核员在审核过程中用标准条款来“扭曲”受审核方的业务流程，使企业将QMS看成强加在他们业务上的东西。 3.三区企业 该类企业的认证需求，往往来自顾客的压力或上级机构的要求，标准的符合程度较高，但因没有成熟的质量文化，QMS仅是建立在标准要求之上而不是企业自身的需要和期望之上。 企业在体系建立的过程中，耗费了大量的人力、物力和财力，并希望取得预期的效果。但因为没有质量文化的“土壤”，故只有符合性，而适宜性和有效性性低于预期。 4.四区企业 该类企业具有成熟的“质量文化”及成熟的QMS。期望审核员通过审核对企业管理体系系统诊断，并提出改进建议，将QMS真正纳入组织的战略管理中。 这类企业对标准的精神有实质性的理解，非常希望QMS运行与现有管理体系有更高的结合度，为企业发展提供支撑。 如果审核员能结合企业的管理现状与企业进行深入的交流，企业会成为体系的忠实推进者及认证机构的忠实客户；而且，还会在尝到推行QMS“甜头”的基础上，有进行其他体系的愿望。 二、SWOT工具 通过对企业进行的分类及分析，我们了解了四区企业质量文化与QMS的现状及关系。在此基础上，运用SWOT工具对组织QMS的优势和劣势、面临的机会和威胁的进行分析，可以得到如下结果： 由上述分析可见，QMS审核优势与劣势俱在，机会与威胁共存。如何创造更多的满足企业需求的认证价值，成为审核员必须思考的问题。 三、共性审核思路 虽然各类企业对QMS 的认识和运行情况不同，认证目的多样，但通过推行QMS提高管理和经济效益，是所有企业都欢迎的： ——应确定过程审核方法、提供增值服务，注重体系运行适宜性和有效性等基本审核思路。 ——从“碎片化”、教条式和符合性审核渐进到有效性和审核提高对认证的认识　预防为主的思想自我改进过程控制建立“上下一体”的经营基础上的，注重“质量现场、成本、效益”。ISO 9001：2008标准为基础的、有效的QMS，并融入日常工作中。 审核员应为企业提供有价值的建议，使之了解QMS怎样能变得更有效率和效果。同时，应强调完善质量管理基础与QMS结合企业管理实际的必要性和重要性。 此类企业的审核，应注重企业的发展需求及管理制度的完善，作为体系有效性的重要支撑，使其认识到QMS的完善有助于企业持续健康成长。 2.二区企业 针对此类企业的审核，应审视企业QMS 运行是否适宜和方法是否有效，应通过审核发现企业现有管理体系与QMS 的结合点，使其认识QMS 不会对企业现行有效的管理体系造成困扰，而是一个推进。 3.三区企业 最高管理层的认识是该类企业最重要的问题，其对体系的不信任，使企业没有实施QMS运行的基本条件和动力。 此时，最高管理者成为认证过程的重要顾客。对审核员来说，最重要的是清楚了解企业的战略目标。在此基础上与最高管理层详细沟通，认识到QMS是为企业战略服务的，鼓励企业超越标准的要求，并提出如何使QMS更具有实效性的观点，可使其改变