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国际展会管理手则 XX集团海外事业部 目录 总则 适用范围 国际展会定义 职责 参展计划 展前准备 会展期间工作 展会后期工作 展会总结和评估 展会激励办法 附录一 《XX集团XX公司20xx年度国际展会参展计划表》 附录二 《XX集团XX公司20xx年度国际展会参展预案检查表》 编制单位 XX集团 文件编码：XX/海外.005 文件页数：共7页 文件名称 国际展会管理手则 编 制 ： 审 核 ： 批 准 ： 文件所属部门 海外事业部 发布日期： 2012年 月 日 生效日期： 2012年 月 日 修订日期： 2012年 月 日 总则 为了便于集团有效整合内部资源，加强国际参展计划的控制，进一步提高国际参展效果，充分利用展会平台，统一国际形象，收集行业信息，拓展商业渠道，增强与客户的交流，提高展会效果，编制本手则。 适用范围 各二级集团（公司）国际贸易相关部门。 定义 国际展会:是指在中国境内外举办的，两个以上的国家参加的，以展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌的宣传活动 5.1 各二级集团、公司在每年11月30日前向集团海外事业部提报下一年度国际展会参展计划（参见附件一）。对于不在年度计划内的临时参展需求，应在展会前两个月提报参展计划至海外事业部备案，由海外事业部报总经理审议；由于特殊原因不能按计划参展的，应在展会前一个月提报海外事业部说明。 5.2 海外事业部根据上一年度参展情况和集团的海外战略，对二级集团参展计划提出建议，并协调各二级集团联合参展。 5.3 各公司根据总经理办公会通过审议的年度参展计划参展，并在展会结束后10个工作日内提报参展报告。 展前准备 展会组织基本要求：明确职责，责任到人。各二级集团负责展前准备工作，包括并不限于如下内容： 参展预案 参展人员培训 客户邀请 客户拜访计划 展台设计与制作、展品准备及运输 6.1 参展预案:预案需以书面形式在参展前2个月交至海外事业部备案，海外事业部将根据附表2内容进行不定期的检查，不符之处，由责任人组织3个工作日内整改完毕。 6.2 参展人员培训主要包括： 6.2.1 公司、展品、产品目录、报价表中外文介绍 6.2.2 商务礼仪、安全培训 6.2.3 参展须知（活动日程安排、行程住宿、外事活动注意事项等） 6.2.4 市场信息收集办法 展会所在地风土人情、礼仪习惯、自然社会常识等 6.3客户邀请: 在开展前45天，将展会的详细地址、摊位号、地图、联系方式等信息告知相关海外客户，邀请客户参展。并根据客户反馈，制定来访客户名单和相应的接待方案，接待工作明确责任到人。 6.4 客户拜访计划 根据展会所在地客户情况安排客户拜访计划。 6.5展台设计与制作、展品准备及运输 公司根据场地大小和参展展品提出展台设计要求 6.5.2 根据预算和设计要求选择设计人员或装修公司设计展台方案，方案确定后按照公司相关规定招标制作展台 6.5.3 确定专门人员负责所有展览设备、展品、宣传资料和礼品等的准备、运输等工作。保证开展前运抵展馆，展后将必要的物品运返公司。 会展期间工作 展会期间，工作重点是接待新老客户、树立企业形象、品牌和展品的宣传；发展新客户，与有意向的客户达成合作协议。展会第一责任人负责展会的全部责任，包括集团内部非参展人员在展会的一切活动，要及时纠正有损公司形象的任何行为。参展人员要求做到： 7.1按时到达会场 7.2做好新、老客户的接待工作并详细记录会谈内容 7.3收集所有到访客户的名片，并分类整理 7.4每天将潜在商机和订单及时汇报相关负责人，以便及时跟进 展会后期工作 8.1 展品处理：根据展品的情况做好赠予、销售或回运处理 8.2 客户拜访：根据事先计划拜访老客户，同时筛选重要的新客户进行拜访 展会总结和评估 展会负责人必须于展会结束后10天内将展会报告提交集团海外事业部存档，并作为展会效果的评价依据之一。展会报告包括但不限于以下内容： 9.1 展会概况 展会代表性照片 到访客户的明细列表、有效客户数量、订货意向情况 展会中收集到的行业信息 9.5展会的优缺点，竞争对手布展情况及改进建议 9.6展会实际费用和预算费用的对比 10． 展会激励办法 各二级集团、公司必须按照要求制定参展计划、参展并提交参展报告。海外事业部视具体情况，执行以下激励办法: 10．1 未提报展会计划而参加展会的，通报批评。 10．2 未按照本手则要求组织参展，造成展会组织不力，效果不佳的；参展后未按本规定及时提交展会报告或展会报告不完整的，通报批评。 10．3 海外事业部对所有展会进行评估，评估结果将作为下一年度展会审批的重要依据。对于效果特别突出的展会，提报总经理办公会对展会责任人予以500－1000元人民币的奖励。 11．本手则解释权归集团海