outlook全面提高工作效率新版.ppt

* * * * * * * * * * * Outlook 帮你全面提高工作效率 君子生非异也，善假于物也！ —— 荀子 人见人爱的职场新人 办事井井有条的员工 时间创造价值的高手 目 录 1. 人见人爱的职场新人 — 基础知识 今天新入职，需要申请办公用品，写个邮件吧 欢迎新同事，鼓掌 我是某某某，有事您说话 同上… 。。。 感谢大家的热情，我的办公用品怎么办？ 欢迎… 一封邮件只处理一件事情 明确你的主送人和抄送人 让内容更加简单干练一些 用主题来表明你要处理的事情 事情的执行人，负责人 需要知晓此事的人 主题文字不易过长 称呼得体，有礼有貌 内容简介干净，一开始就表明意图 *Tip：微软雅黑字体有时有意想不到的效果，格式和文字漂亮能给别人带来好心情 正确的邮件内容 使事情更加容易 1. 人见人爱的职场新人 — 基本进阶 *Tip：邮件的附件不宜过大，否则会令收件人十分的苦恼！ 信息多种展示方式 让用户更容易阅读 权限设置 信息更安全 正确标记 帮助收件人 延迟传递 定时发送邮件 也可以直接从Excel中复制表格到当前邮件 Outlook是同时也是强有力的编辑工具 1. 人见人爱的职场新人 — 邮件签名 *Tip：公司统一格式的签名，有助于提高企业和个人形象，也方便大家认识你。 一封邮件发出后 你的电话是多少? 你们公司在哪里？ 你们公司全名是? 你是什么部门的？ 你有即时通讯工具么？ … … 邮件签名帮您搞定 展现自己职业形象 这里设置什么情况下会自动使用签名 这里可以编辑签名内容，还可以插入图片 把常用的祝福话语也放入签名中，这样就不会忘记了 内容丰富的签名 减少无谓的沟通 1. 人见人爱的职场新人 — 自动答复 *Tip：自动回复的同时，可以把邮件设置自动转发。这样你所委托的人就可以很及时处理事情。也可以设置很多邮箱自动转发到你主邮箱中，方便查看。 不要让假期影响工作 不要让工作影响假期 终于休假去旅游了，我要玩个痛快！ 羡慕… 收到… 知道了… 休假期间的工作都由@小李完成 如果你忘了通知一些人，那么回来后… 为什么不试试： 指定好时间，可以避免休假后遗忘。 对于组织外的人，可以选择只答复联系人。同时对于组织外的人可以编辑不同的自动答复！ 1. 人见人爱的职场新人 — 发起约会 。 约会用来解决问题 也可以分享知识 如果有好的经验和技巧，一定要给大家分享呦！ 人见人爱的职场新人 办事井井有条的员工 时间创造价值的高手 目 录 2. 办事井井有条的员工— 收件分类 为什么不给邮件分类呢？ 每天都会被成堆的电子邮件所淹没…….. 可以给邮件分为一类，同时也可以不同的类，这样既为了区分，又为了搜索做准备。 2. 办事井井有条的员工— 规则及文件夹 2. 办事井井有条的员工—存档及本地邮件 2. 办事井井有条的员工—快速查找 搜索 工具栏 根据已标记进行搜索 人见人爱的职场新人 办事井井有条的员工 时间创造价值的高手 目 录 3. 时间创造价值的高手—邮件提醒 在接收到需要后继工作的邮件之后 Outlook提供了丰富的手段进行标记和提醒 1、通过将邮件拖放到左侧导航窗口的对应位置，可以将邮件 转化为其他类型的事件，如日历的约会，任务等； 转化为约会有利于安排工作开始结束时间； 转化为任务有利于在完成之前进行提醒； 2、将邮件标记为待办事宜 可以设置待办事宜的提醒时间； 可以在Outlook的搜索文件夹中查看到当前标记为待办事 宜的邮件列表。 3. 时间创造价值的高手—邮件提醒 3. 时间创造价值的高手—邮件提醒 日历的约会 往往用于有确定的开始结束时间的事件，该事件一般会独占你工作日程的一个时间段。例如：会议。 任务 往往用于有确定的结束时间点的时间，该事件可能需要长时间多次工作才能完成。例如：完成某个文档。 待办事宜 往往用于标记需要在短时间内进行处理的工作。 3. 时间创造价值的高手—邮件提醒 点击日历-工具栏-点击日历组-新建日历组-添加组员-查看成员日历 3. 时间创造价值的高手—邮件提醒 4、其他分享 又称作 OC 因为： 它是微软即时通讯软件 Office Communicator 的缩写。 Thanks! * 大家好，我叫xxx。今天由我给大家分享一些知识，希望可以对大家提供一些帮忙。在开始前，我们一起来回忆一下工作效率是怎么定义的。 工作效率，一般是指工作的投入与产出之比。产出大于投入，就是正效率，产出小于投入，就是负效率。提高工作效率的目标，就是要求正效率值不断增大。 一个人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。 *