系统管理员设置速查.DOC

VMS语音信箱 目 录 目 录 1 第一章 系统概述 2 1.1系统简介 2 1.2功能简介 2 1.2.1自动总机服务 3 1.2.2语音信箱服务 3 1.2.3 电话秘书功能 4 第二章 系统管理员指南 5 2.1概论 5 2.2设定系统配置参数 5 2.2.1第一组参数设定 6 2.2.2第二组参数设置 13 2.3信箱管理 19 2.4信箱等级 23 2.5录制系统语音 24 2.6训练与咨询工作 25 2.7 系统管理与维护 25 第三章 信箱使用指南 26 3.1自动总机服务 26 3.2 语音信箱服务 28 3.2.1听取留言流程 29 3.2.2录个人问候语流程 30 3.2.3设置分机使用模式流程 31 3.2.4修改信箱密码 32 3.2.5设置留言通知号 33 3.2.6录转接问候语 34 第四章 系统管理员设置速查 36 4.1公司参数设置 36 4.2信箱管理 37 4．3信箱等级 37 4．4信箱主人服务 37 附录1 VMS系统的电气特性 41 第一章 系统概述 1.1系统简介 如何彻底解决电话--这个现代商业最有利的通信工具给您带来的困扰呢？欢迎您进入VMS 系列系列系列24小时的电话服务，具体特性如下： ( 通过VMS系统，您不需要人工总机即可完成自动转接服务，系统会自动侦测对方接电话、回铃音、忙音、空号音等，并回应来话方。若来话方忘了要拨的分机号码，系统有分机目录以供参考 ( 转接忙线或无人接听电话时，来话方可自行将电话转给人工总机或其它分机（若受话方有语音信箱，则可留言到该语音信箱）。 ( 系统可分别设置上班、下班、周末和假期四种问候语，系统可根据时间，自动在各问候语之间切换。 1.2.2语音信箱服务 语音信箱服务是一种口头讯息的服务，每一个信箱使用者都拥有一个附有信箱号码的个人语音信箱，每一个来话者都可以通过电话语音的引导给任何一个语音信箱留言，信箱使用者通过外线或内线分机拨入系统，输入密码后可以听取该信箱中的留言。系统本身提供每一步操作的语音提示来引导信箱使用者完成系统的各项功能，具体如下： ( 听取留言：信箱主人可在任何时候听取自己的留言，在听完 一条留言后，您可以重新听这条留言，也可以听下一条留言， 也可以删除这条留言。 ( 信箱留言：系统提供让来话方留言的个人信箱，来话方可根据语音提示完成留言操作，信箱主人可以随时听取留言，每个信箱对所能接受的留言数目（由信箱等级决定）都有限制，当信箱留言数已满时，系统会语音提示信箱已满。 ( 录信箱问候语：每个信箱主人都可为自己的信箱，录一条问候语，以便提示留言的来话者。 ( 设置信箱分机使用模式：每个信箱主人都可将自己的个人信箱分机设置为自动总机+语音信箱、只有语音信箱或只有自动总机，如果将信箱分机设为“自动总机+语音信箱”则系统会在转接信箱分机忙线或无人接听时，让来话者进入语音信箱，如果将信箱分机设为“只有语音信箱”，则来话者拨打该分机号码后会直接进入语音信箱，提示来话者留言，如果将信箱分机设为“只有自动总机”，当此分机无法接通时，系统不会让来话者进入到语音信箱。 ( 修改信箱密码：系统允许信箱主人随时修改信箱密码。 ( 特殊按键：按“9”，退出系统，按“*”键可返回上一层服务 1.2.3 电话秘书功能 ( 经理的分机可以设置一个秘书分机，当外线拨入经理分机时，语音信箱自动将呼叫转入秘书分机，由秘书分机代接来电。但秘书分机必须是已经设置了语音信箱的分机。 第二章 系统管理员指南 2.1概论 系统管理员通常会协助系统安装与设定工作，同样也负责系统的正常运作。通过您有效的管理才能使系统得以运作顺畅，VMS的所有管理工作是通过一部普通电话机或通过用户界面来完成。如果您选择用电话来进行管理工作，通过语音提示，您可以很轻松的完成管理工作。系统管理员的工作可以分为四类： 设定系统配置参数 信箱管理 训练与咨询工作 系统管理与维护 2.2设定系统配置参数 做为一位系统管理员，您应该与VMS的安装人员一起工作，然后在贵公司开始使用VMS系统之前，您必须设定贵公司的系统配置参数，这些参数包括： 设置分机位数 设置按键最大等待时间 设置最大错码次数 设置总机号码 设置语言 2.2.1第一组参数设定 1.设置系统配置参数如图2-1 图2-1 说明： 拨入后听到