业务资料整理与档案管理办法.docVIP

公司业务资料整理与档案管理办法 为规范、科学、有序管理好业务处理过程中形成的各种业务资料，根据总公司业务资料管理相关精神，结合我省实际，特制定《公司业务资料整理与档案管理办法》（以下简称“本办法”）。 第一章 统一领导、分级管理 第一条 总公司业务管理部、客户服务部是公司业务档案的管理部门，集中规划、组织、指导公司的业务资料管理。 省公司业管客服部负责业务资料管理办法的组织实施，负责全省系统投保资料和理赔资料的集中保管和归档。 各中心支公司具体实施业务资料管理办法，按规定整理、装订、移交投保资料和理赔资料，定期整理、装订、归档保全资料。 第二条 上级档案管理部门要对下级档案管理部门的业务档案管理工作进行指导、监督和检查。 第二章 业务资料分类与范围 第三条 根据业务资料的形成特点和其作用，将业务资料分成承保资料、保全资料、理赔资料、问题件资料、回执资料共五类。 承保资料是投保单及其相关文件，包括已承保和要约撤销未承保的投保资料。 保全资料是在对已生效的保险合同进行的变更、生存给付、保单贷款等一系列服务过程中所形成的相关文件。 理赔资料是理赔及调查过程中形成的相关文件。 问题件资料是客户在承保、保全及理赔过程中,公司给客户发出的函件及客户回复等相关资料。 回执资料是客户签收保险单的回执（包括收回的客户联暂收据）。 第三章 业务资料整理与装订 第四条 业务资料整理 （一）承保资料整理 进入核心业务系统影像管理中影像查询模块按投保单类别检索出每月的扫描清单，生成清单并下载，然后复制到新建的Excel 工作表中，根据清单按时间顺序装订。对投保要约扫描后承保前撤销，也要和投保资料按扫描时间顺序一并归档装订。 “031”投保单要求放入档案盒，其它类投保资料要求装订归档。“022”、“319”和“011”投保单每50份装订一本，团险类投保单可根据厚度酌情按25份至50份装订一本。 每份投保资料摆放顺序由上而下是： 个人投保资料：投保单、营销员报告书、各种声明书、各类问卷、体检报告书、生调报告、其他。 团险投保资料：投保单、被保险人清单、被保险人告知书、其他。 （二）保全资料整理 进入核心业务系统影像管理中影像查询模块按保全类别检索出每月的扫描清单，生成清单并下载，然后复制到新建的Excel 工作表中，根据清单按时间顺序装订。根据厚薄程度选取一定量的保全资料进行装订。 每份保全资料由上而下摆放顺序是： 申请书类（各类《合同变更申请书》、《终止合同申请书》、《借款申请书》等）、保险合同相关类（保险合同和最近一次交费发票等）、客户身份证（投保人、被保险人、受益人、监护人、受托人身份证复印件）、授权书和委托书、证明（派出所、单位证明等）、发票或收据（补收保费、还借款及利息发票、付款业务联收据等）、增/减人数清单、其他材料。 （三）理赔资料整理 理赔资料按照一案一装订，其里面材料的摆放顺序由上而下是：目录、理赔申请书、委托书、客户身份证、资料交接凭证、理赔医药费分割单、理赔案件调查报告、病历、出院小结、医药费发票、其他材料。 （四）问题件和回执资料整理 分别按照扫描时间顺序装订，每200份一装订成册。 第五条 业务资料装订 装订时要靠上打孔，要除去投保资料上的金属物，如钉书针、大头针、回形针，装订的档案保持结实、整齐，保持案卷左边、下边整齐，不可漏页、倒页，对于可能会压住案卷字迹或已经破损的单证等，要加宽边、裱糊，以免影响阅读。投保资料不允许遮住投保单印刷号码。 第四章 案卷封面填写规定 第六条 规范填写封面 “案卷内容摘要”为本卷内容简介； “情况说明”为装订员对本卷单证、资料缺损、修改、补充等情况的说明； “案卷类别”为承保资料、保全资料、理赔资料、问题件资料、回执资料； “案卷时间”为扫描起止时间； “归档号”：投保资料为18位，前7位为三级机构代码，后6位为年度月，之后2位为序号，最后3位为8种投保单代码； 保全资料为15位，前7位为三级机构代码，后6位为年度月，最后2位为序号； “案卷件数”为本卷件数； “装订人”为整理装订本卷人的签名； “装订时间”为本卷装订完成的时间； 理赔资料填写要求参照保全资料的要求执行。 各柜面人员按封面上要求填写归档内容，封面下面要放该档案的扫描清单，封底为A4纸。 第五章 业务资料归档要求 第七条 业务资料归档时间规定 （一）当月的业务资料下月要整理、装订完毕； （二）每个季度的投保资料和理赔资料要在下季度的第二个月完成与省公司的移交； （三）当月的保全资料、问题件资料、回执资料要在下月移交三级机构档案室。 第八条 业务资料归档手续规定 交接手续：将移交的档案进行逐卷清点、登记，根据卷内目录清单，仔细核对，移交的档案必须材料完整、与目录清单保持一致，交接双方在《档案交接登记表》签字。