最新工程资料管理制度.docVIP

工程资料管理制度 第一章 总 则 为适应公司组织架构，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本管理办法。 工程资料指在工程过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图及声像资料等内容。 工程资料是施工的一个重要组成部分，是工程进行竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成部分。 工程资料的编制、整理，依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行并按规定项目部员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部资料管理制度进行报告、催交。项目部定期组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。工程竣工验收前，汇总整理分包单位编制的全部工程资料，统一管理。按当地工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、组卷工作，为工程竣工验收提供必要条件。工程竣工验收通过后，项目部应定期或不定期对进行检查项目部 1、档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。 2、档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。 3、文字材料组卷时，厚度不得超过4cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。 4、装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。 5、纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。 6、立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。 7、立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。 8、立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。 9、为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。 档案立卷方法： 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件5部分。 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 竣工图可按单位工程、专业等组卷。 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时须列明项目全称、文件的编号、主题及归档时间、保管期限、密级、档号等。对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。 档案的鉴定 档案根据档案重要性及密级分为永久保管、长期保管、短期保管。（具体详见工程资料归档范围和保管期限表全表） 随着档案保管时间的增长，或保管期限到期，或保存价值发生变化，应重新筛选调整，一般五年进行一次，在工程管理部及公司综合办公室主持下，档案室和有关部门组成鉴定小组共同进行，重新确定档案保管期限及密级。 销毁 对超出存档期限的工程资料，工程管理部档案管理人员需提前进行造册并列出清单，经工程管理部经理及工程分管领导和公司组成的档案鉴定小组审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存，档案销毁必须有两人或两人以上相关人员清点核对、监督实施，监销人员要在销毁清单上签名。 第七章 工程管理部内部资料管理 1、收到上级有关单位发放的文件后，工程管理部档案人员做好《文件收文登记表》，并及时呈报工程管理部领导。根据文件性质及重要程度，逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复。如须发放到项目部，复印后及时发放并做好《文件发文记录》，并督促项目部严格按照文件执行落实，并给予材料反馈，并组织人员进行检查。 2、收到公司内部发放的文件后，工程管理部档案人员做好《文件收文登记表》，并同时呈报工程管理部领导。如须组织部门员工学习的，及时组织部门员工进行学习交流，并报送相关材料。 3、对工程管理部发放到项目部的通知文件等，做好对原件存档及发放工作，做好《文件发文登记》、《文件存档记录》，并负责监督、督促项目部贯彻落实。 4、对项目部提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如要回复的，经办人应同时呈报工程部领导，根据文件性质及重要程度，逐级上报，如须回复的，经办人及时督促相关领导批阅处理回复。 5、所有文件、书籍、资料等，须经部门负责人及分管领导同意后方可借出，并应填写《借阅登记》，借阅人须妥善