运用沟通协作科技，如期完成建筑工程-BroadVision.PDFVIP

运用沟通协作科技 ，如期完成建筑工程 作者：美 国宏道营销与事业发展部副总裁 Ty Levine 运用沟通协作科技，如期完成建筑工程 背景 当你开车经过一栋新建筑时，花点时间看看其设计与建筑材料，并观 察该建筑如何融入周遭环境。这栋建筑是否是凭空出现？当然不是。 建造一栋建筑或房屋，所需的人力、涉及的专业领域与建筑材料，绝 对超出大多数人的想象。建筑师、总包商、结构、土木、机电工程 师、分包商、技师、项目经理、工人、建材供货商、建筑融资单位、 地主、甚至建物所有人，一开始便参与开发计划，负责制定建筑法规 的政府监管机关也参与其中。 建造任何复杂的建筑结构时，各种专家、专业人士与工匠团队需要齐 聚一堂。当每个参与者分散各地，如何才能让所有人参与互动并携手 合作？每个人来自于不同领域、拥有独特技能，且习惯用自己的方式 处理工作，他们如今面临的挑战是，必须通过一个连接所有人的系统 网络共同协作。为了让建筑工程在预算范围内如期进行，并确保完工 后能符合计划要求和质量标准，从计划开始第一天便必须拥有高效率 沟通协作，这将是成功的关键。 团队沟通与协作效率不佳是造成成本超支与进度拖延 的主要原因。建 筑工程 涉及许多复杂、不同的观点，因此，不良的沟通与协作只会让 状况更为严重，而使建筑工程进度拖延 。进行计划的过程中总有意外 变化或突发状况发生，互相指责的状况只会让进度停摆，不但无助于 解决眼前的问题，反而让状况更加复杂。尽可能地减少这些意外事件 发生，并让事态不再恶化，是确保计划成功的关键因素。计划初始 时，便应立即建立各方参与者的良好沟通协作；建筑工程 的每一阶 段，也须重新审视沟通协作效率，计划中的沟通协作相当重要，以减 轻或避免工程进度拖延的影响。 传统沟通工具如电子邮件、项目管理软件，甚至是电话等，往往用于 单向沟通。这类工具缺乏实时协作的要素，但是唯有通过这些要素， 才能实现连结互动、讨论与核准流程。每个人都知道并重视有效合作 的必要性，可惜有效合作通常无法达成。 成功的沟通协作依赖三个要素和谐运作：人、系统与组织（人、流程 与文档）。科技无法改变人的问题，但能影响人员合作方式，藉以建 立有效率的工作环境。 2 运用沟通协作科技，如期完成建筑工程 人－系统－组织 建筑工程 中，人员组成的原则是不变的；许多人员带着不同观点与专 业知识，为实现共同的愿景，聚在一起组成「团队」。「团队」从一 开始就要了解，每一个人都代表了不同公司或组织。 在计划初期便建立强有力的系统、沟通与究责机制，能够让计划在预 算范围内如期进行。特别是投资者与设计师在规划阶段的协作互动， 对于减少动工后的设计更改上扮演尤其重要的角色，同时为计划全程 的持续沟通协作立下标准。无论使用哪些工具或哪种技术为基础的系 统，所有参与者都必须「加入」系统当中。如此一来，谁在什么时间 点、用何种方式做了哪些事，都对处理未来纷争与修改有极大帮助。 在一项建筑工程 中，计划参与者之 间使用与交换的部分「资产」包括 平面图、工程图、规格信息需求书、设计变更通知书、计划排程、订 单、单据与一般性对话/沟通等等。这还不包括合同、规格书、报告、 手册、计划图、计划 日程表、照片、会议议程与会议大纲。信息或 文 档遗失、搜索追踪特定人员的工作记录或文档位置，都会造成进度延 迟，进而扰乱计划排程。如果团队成员来自不同公司，而这些公司只 专注于计划中的特定面向，那么出现「信息孤岛」的情形将屡见不 鲜。 要让计划在预算范围内如期完成，并使决策过程顺利进行，就必须让 任何人随时随地都能在需要时轻易存取相关信息。多项全球性研究指 出，由于计划中有不同利益关系人，讨论与决策所耗费的时间，是造 成计划进度拖延 的主要因素。沟通的可见度与透明度是建立强健组织 的基础。一个强大的组织不仅要规划计划的管理方式，还必须决定要 运用崭新的科技、工具与系统。 运用沟通协作科技，如期完成建筑工程 3 科技、移动性与现代建筑工程 试着描绘一个繁忙嘈杂的施工现场；数十名施工中的技师；工地领班 管理大小事务如指挥家演绎交响乐一般；工程师在 300 英里外使用绘图 软件；卡车司机在天候不佳时执行勤务