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琳达是秋野电机（上海）公司总经理的秘书。这天下午上司对琳达说：“我准备开一个用户座谈会，你给准备一下。”在确认了会议日期之后，琳达还就其他事项向上司进行了确认，下面有5个选项：? 这次座谈会大概有多少人参加？? 我想还是租用长城大饭店的会议室，可以吗？? 如果在长城大饭店开会，什么时候去预定会议室比较合适？? 会场上的桌椅摆“口”字形合适吗？? 我在这个星期五之前将邀请函发出去，可以吗？ ?请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由 与助手一起开会 准备会议主持计划 控制会场气氛 准备会议主持计划 一个小型会议的组织者需要准备什么？ 小型会议真的要开么？ 会议欠缺议题，不开 议题太多，时间可能拖得很长，不开或者分多次 没有准备好的会议，不开 重复性会议，不开 练一练：根据下面的资料，准备一次工作人员会议 国内著名的海燕家电公司近期正在筹备召开全国客户咨询洽谈会的有关事宜。近两年，公司推出了一系列新产品，占领国内50%以上的家电市场，在国内影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备在本次客户咨询洽谈会上展出，引起客户和消费者的关注。 营销部主任提供了一份本公司客户名单，各类单位和个人共有两三百个。公司派主抓公关销售的王雄副经理迅速成立会务筹备处，决定给单位和客户发会议邀请函，拟定会议方案，准备大会所用会议材料。 会议定于2014年10月10日在北京国际会议中心召开，会期暂定为5天，其中第一天为开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。王副经理立即成立大会筹备处，成员10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品、洽谈新业务；围绕主题，拟定大会筹备方案；确定参加会议的正式人员280人，其中特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。 准备会议主持计划 关于会议的目标 关于会议结构 关于结果与目标的变差 责任与分工 会议未开，策划先行 确定会议目标 具体、细化要讨论的问题、删去不必要的议题 确定与会者 确定时间地点（提前考虑是否需要多媒体） 制定详细的会议进程表（10-15分钟） 检查细节，准备材料 会议通知和会前通知 来到现场，控制全局 “破冰” 主持会议和组织讨论 会议记录 破冰是什么？ 破冰是一个专业术语，指的是培训或会议当中一项专业的技术，特别在户外拓展当中，可以说成功的破冰是整个培训是否能达到预期效果的关键。 破冰游戏面面观 主持会议和组织讨论 鼓励每个人参与讨论 防止“歪楼” 观点弄清楚以后再反驳或讨论 主持人恰当总结，回归主题 想法众多时适当总结和引导，陷入僵局时也要能活跃气氛 控制时间 会议记录 （1）对于例会的会议记录，要做到风格、格式的一致 （2）会前确定会议记录者 （3）重点记录对于大家有启发性的内容以及工作安排 （4）会议记录要及时地通过邮件、短信等方式发送给与会者，从而加深会议的效果 善始善终、会后跟进 1、 清理会场； 2、 收集与会者对会议的意见； ? ? ? ? 可以在会议进行之前填写匿名的意见表，从而充分利用会议前大家相互等待的时间 3、 整理并会议讨论资料（会议记录整理） 4、 信息共享：将会议资料发送与会者，以及议题相关者。 5、 管理者要务必和与会者保持联系，确认会议意志被落实 （1）分配任务时要具体明确，落实到人，而且有截止日期 （2）?短信、邮件等进行工作跟进 开完会议以后你需要做什么？ 导致会议成效不高的原因 组织不当 程序安排不当 理解不透 会议记录有误 Thank You! Add Your Company Slogan 与助手一起开会