商务沟通9-12.ppt

商务沟通：原理与技巧 作者：胡介埙 东北财经大学出版社出版 第9章 团队沟通与会议组织 学习目标 理解团队沟通的特点、成功要点和策略； 了解开会理由和会议组织中的问题； 掌握会议筹划、组织和实施的环节和要点； 掌握会议和组织实施的技巧。 9.1 团队沟通 9.1.1 团队沟通的特点 1．团队沟通的含义及构成要素 团队沟通是指团队成员为了更好地实现预先设定的共同目标，相互之间所进行的信息传递与交流的过程。 团队沟通三要素： 规范的制定； 成员角色分担； 领导者素质。 （1）规范的制定 团队规范是在团队中发展起来的，包括行为、思想和感觉等多方面的内容。 （2）成员角色分担 1）积极的角色 领导者、塑造者、信息搜索者、协调者、评估者、激励者、追随者。 2）消极的角色 绊脚石、自我标榜者、支配者、逃避者。 在一个团队中，可能会有几个成员扮演同一个角色，也可能由一名成员扮演多个不同的角色。 （3）领导者的素质 2．团队沟通的作用和特殊障碍 （1）团队沟通的作用 1）提高团队决策水平 2）保证团队更健康的发展 3）促进成员间的相互信任 4）能解决团队冲突 （2）团队沟通中的特殊障碍 1）从众行为。 2）顺从行为。 3）暗示行为。 4）模仿行为。 5）小团体思想。 9.1.2 团队沟通的要点和策略 1．团队不同发展阶段的沟通策略 （1）形成期 领导应实施控制或命令型沟通策略。多指挥，少支持，决策多由领导决定，沟通方式自上而下。 （2）凝聚期 领导应实施教练型沟通策略。多指挥，多支持，在广泛征求意见后再决策，沟通方式双向交流并注重反馈。 （3）稳定期 领导应实施支持型沟通策略。少指挥，多支持，引导团队成员共同作出决策，沟通方式多问少说并注重反馈。 （4）成熟期 领导应当实施授权型的沟通策略。少指挥，少支持，合理授权，沟通方式双向交流并注重反馈。 2．团队沟通的六大要点 （1）要描述不要判断。 （2）要平等不要优越感。 （3）要开放不要拒绝。 （4）要以解决问题为导向，不要以控制对方为目的。 （5）要坦诚不要利用。 （6）要移情不要冷漠。 9.2 会议沟通概论 9.2.1 开会的理由 1．传递信息，形成集体决定。 2．解决冲突和争议。 3．分析和解决问题。 4．激励成员。 5．激发新创意或观点。 6．演示产品或系统。 9.2.2 会议中常见问题 1．对会议筹划的不满 1）日程安排不合适；2）安排与会对象不合适；3）会议场所准备不当。 2．对会议组织能力不满 1）会议脱离了正常轨道；2）组织者垄断会议讨论时间，压制不同意见；3）组织者无法控制会议气氛；4）组织者没有促进所有与会者之间的沟通。 3．对与会者表现不满 1）与会者准备不足；2）与会者参与过多或过少；3）某些与会者有意无意地破坏或不配合会议。 4．对会议结果不满 1）会议决定没有得到执行；2）某些与会者没有执行所承诺任务；3）会议中新发现和所提建议没有得到重视和必要传递。 9.3 会议的筹划 9.3.1 会议目的及必要性的确认 会议目的究竟是什么？是否有开会必要。 9.3.2 与会成员的确定 1．确定与会人数 邀请参加会议的人数要合适。 1）对会议起关键作用的人，必须邀请他们参加。 2）对会议有帮助的人，也应该邀请他们参加。 3）对会议目标可能有冲突的人，要谨慎地邀请他们参加。 2．明确与会人员的角色 会议组织者、会议主持人、与会人员、记录人员和服务人员。 9.3.3 会议时间和地点的选择 1．会议时间安排 何时召开会议 会议时间长短 2．会议地点选择 选择会议场所——方便和合适。 会场布置形式 会议桌居中布置，与会者围坐在桌子四周； U型布置，主持人及重要成员坐在U字底边，其他人分坐两边； 教室布置； 剧场布置，主持人在台上，其他人在台下。 9.3.4 会议议程的确定 1．开始阶段； 2．讨论或报告阶段； 3．总结阶段； 4．结束阶段。 9.3.5 会议通知的发放 会议通知的内容应当尽可能详尽、明确。 9.4 会议的组织实施 9.4.1 会议的主持 1．会议主持人的职责 （1）维持会议秩序 （2）引导和促进讨论 （3）应对隐秘议程 1）事先就妥善处理好不同与会者之间的关系，避免与会者之间冲突。 2）及时遏制不良倾向，把与会者之间争斗和矛盾解决在萌芽阶段。 （4）主持作出决策 常见决策方法：权威决策法、投票表决法、趋同决策法和一致决策法。 2．会议主持人工作技巧 （1）会议的开始 （2）开场白和介绍 （3）控制会议进度 （4）创造和维持良好会议氛围 1）巧妙应对离题现象。 2）灵活地处理冷场现象。 3）防止少数人独占发言。 4）确保所有与会者平等参与。 5）正确应对争议和混乱。 （4）在适当时候结束会议 9.4.2 会议