邮件合并功能的用法.ppt

文档类型的选择： 信函 创建并打印套用信函 电子邮件 创建并分发合并的电子邮件 传真 创建和分发合并的传真 信封 创建或打印大宗邮件的信封 标签 创建并打印大宗的邮件的标签 目录 创建名称、地址和其它信息的目录 普通word文档 删除与主文档的数据源，恢复为常规文档 合并中设置---数据源已经链接完毕 合并后设置 缺点： 不适合挑选不连续的记录 举例：邮件合并的几个使用例子 邮件合并工资条 邮件合并证书 邮件合并批量套打不干胶标签 邮件合并客户祝福（群发邮件） 邮件合并工资条 文档类型选择目录 采用表格布局 数据源使用excel 合并结果为合并为新文档 邮件合并证书 文档类型选择信函 采用文本框布局 数据源使用excel 合并结果为合并为新文档 小提示： 链接状态时 数据源文件不能改名 不能删除 能打开，但会有提示 如果此时复制该源文件，则复制的源文件不会有提示 打开曾经链接过数据源的文档时 此教案是，马成功2009年12-29日制作， 在本人未经允许的情况下，请勿随意 传播本教案，更不能轻易用于商业用途 否则本人有权诉诸于法律。 2009-12-29日于北京 此教案是，马成功2009年12-29日制作， 在本人未经允许的情况下，请勿随意 传播本教案，更不能轻易用于商业用途 否则本人有权诉诸于法律。 2009-12-29日于北京 Word 2003邮件合并 邮件合并 本章主要讲述以下知识点： 邮件合并产生的由来 如何制作邮件合并 在日常生活和工作当中，经常要处理一些相同或相似的工作，比如： 在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书 在公司里要给大量的客户寄送邀请函 在过生日的时候要给大量的同事发送请帖 在结婚时要大量的制作喜帖 这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点： 发送或制作的量很大 内容相同或相似 如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽然没多大的难点，关键是量大。微软为了解决这些问题在word里提供了邮件合并的功能。 邮件合并产生的由来 邮件合并名字的由来是：起初单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。 邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来的，它批量的处理，大大的提高了工作效率。 随着时间的发展和工作的多样性，该功能开始用在其它领域，往往并没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用到现在。 邮件合并的主要功能 其功能是： 批量处理 批量制作 批量输出 邮件合并的主要使用领域 理论上说凡是需要进行内容几乎相同，且需要批量制作处理的文档一般都可以尝试采用邮件合并的功能 具体表现在： 员工档案管理 工资条 请帖 邀请函 ………… 如何使用邮件合并 要想使用邮件合并需要掌握以下知识： 邮件合并使用的前提条件 邮件合并制作的步骤 邮件合并使用的前提条件 条件： 条件一、必须有主文档 条件二、必须有数据源 何谓主文档？ 主文档其实就是一个普通的word文档 它是实现邮件合并的前提，没有主文档就无法合并 只有word才提供邮件合并的功能 文档可以包含页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、图像等信息 文档的页数可以有一页或多页 文档的纸张大小和纸张方向可以一样也可以不一样 总结 文档类型你选择哪一个比较合适？ 想省纸的话可以选择 标签 目录 想保持原貌的话 信函 想模拟信封的样式时 可以选择信封 想断开的时候 可以选择普通word文档 一般选择信函、目录、标签居多 何谓数据源 在合并过程中，提供数据的文件称之为数据源，该数据源包含一条或多条数据 谁来承当这个数据文件？ Excel软件 Word软件 文本文件等 链接的方式大同小异 数据源文件制作的要规范 都有相同的特征：二维表格的特征 如何制作邮件合并 大致可以分为以下三个步骤 制作数据源 制作主文档 利用邮件合并功能合并需要的信息 形象比喻 邮件合并功能 数据源 主文档 需要的文件 需要的文件 需要的文件 需要的文件 需要的文件 需要的文件 Word提供的邮件合并功能类似于合成中心，它把数据源提供的数据和主文档逐一合并出来并生成我们想要的文件。 在邮件合并当中的主要的步骤： 选择主文档类型 链接数据源 插入数据字段 预览结果（不是打印预览） 合并 制作邮件合并方法有三种： 通过邮件合并工具栏 通过邮件合并向导 通过邮件合并的域 通过邮件合并的工具栏设置 1、选择主文档类型（平台类型） 2、链接数据源 3、插入数据字段 4、预览结果（不是打印预览） 预览的目的： 防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在套打的时候一定要预览以下。 注意：必须文档内添加了数据项后才能预览，否则该项无法使用，灰色的。 5、合并结果的设置 只有在主文档中已经和数据源建立链接