企业采购部门应知应会手册-2017年10月.docx

采购科应知应会手册（一）企业采购的一般流程一、企业采购流程一般有比选、竞争性谈判和单一来源三种形式：比选采购方式的主要流程：1、采购人发出采购信息（采购公告或采购邀请书）及采购文件；2、供应商按采购文件要求编制、递交应答文件；3、采购人对供应商应答文件进行评审，并初步确定中选候选供应商（中选候选供应商数量少于递交应答文件供应商数量，具体数量视采购项目情况而定）；4、采购人保留与中选候选供应商进一步谈判的权利；5、采购人确定最终中选供应商，并向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知；6、采购人与中选供应商签订采购合同。竞争性谈判的主要程序：1、采购人发出采购信息（采购公告或采购邀请书）及采购文件；2、供应商按采购文件要求编制、递交初步应答文件；3、采购人根据初步应答文件与所有递交应答文件的供应商进行一轮或多轮谈判，供应商根据采购人要求进行一轮或多轮应答；4、采购根据供应商最后一轮应答进行评审，并确定成交供应商；5、采购人向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知；6、采购人与成交供应商签订采购合同。（二）企业采购流程内容1、询价(Solicitation)询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认 (SourceQualification)。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。2、供方选择(Source Selection)这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种：合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议标”。加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。筛选方法：为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。独立估算：采购组织自己编制“标底”，作为与卖方的建议比较的参考点。一般情况下，要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后，经谈判，买卖双方签订合同。3、合同管理合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集成和协调。1)授权承包商在适当的时间进行工作。2)监控承包商成本、进度计划和技术绩效。3)检查和核实分包商产品的质量。4)变更控制，以保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更。5)根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。6)采购审计。7)正式验收和合同归档。[3]?（三）企业采购单据名称接收采购计划－询比议价－决定－下采购单－审核－跟催－收货－付款－退货。相关的单据有：请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等。采购相关：　战略采购是采购人员（commodity manager）根据企业的经营战略需求，制定和执行采购企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。战略采购计划内容包含采用何种采购技术，与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等。日常采购是采购人员（buyer）根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。采购的对象分为直接物料（BOM material）和间接物料（MRO material），直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。采购的基本原则：成本效益原则质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。采购：是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。采购员必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。好的采购员：采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。采购员须承担的责任：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。采购数量计算：本期应采购数量=本期生产需用量+本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量合理降低采购成