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刍议文书档案信息化管理 　　摘要:文书档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。管理具备传统管理方式所不具备的优点,本文对现代文书档案管理的优点和缺点进行分析，提出了自己的的几条措施供大家参考。 关键词:信息化； 档案管理； 问题应对；措施 Abstract: The document information construction of the archives work is a complicated system engineering, and the information construction and the basic data of the geological prospecting units that archives are inseparable. Management has the advantages of the traditional management methods don’t have, carries on the analysis to the modern management of archives of the advantages and disadvantages of this paper, put forward own several measures for your reference. Key words: information; archives management; problem coping measures; 中图分类号：G271 一．前言:文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,是档案存在的基础与重要的资源发生地,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。档案信息化是指运用现代信息技术加强地质档案信息资源的收集、整理、开发、利用。地质档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，它给地质部门传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。 二。文书档案信息化管理的优点 １．１办公效率大幅提高 计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。 １．２文件和文字信息得到充分共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。 １．３电子文件保存的稳定性 与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如ＶＣＤ、ＤＶＤ光碟，小容量的闪存Ｕ盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。 １．４提高了文件传递的速度和安全性 在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。２文书档案信息化管理存在的问题２．１电子文件保密性受限制 电子文件的内容不仅易于变