概述国土资源专业档案整理归档方法.docVIP

概述国土资源专业档案整理归档方法 　　摘要：随着社会经济的深入发展，国土资源管理工作也在不断完善和规范，无论是用地报批、土地供应、权属登记等行政业务，还是解决土地供需矛盾、调解权属纠纷等工作，对国土资源档案特别是专业档案的依赖程度都越来越高。 关键词：国土资源；专业档案；整理归档 中图分类号：P285文献标识码： A 一、立卷规则 国土资源专业档案一般以案卷级进行分类整理及归档。立卷时，遵循以下原则： 1．遵循国土资源管理工作中文件材料的形成规律，保持其内在联系和完整性，便于档案的保管和利用。 2．案卷通过业务办理自然形成，整理归档时一般按项目、单位或宗地立卷。农村个人建房用地以乡、镇、办事处或村小组为单位立卷；农村地籍档案按乡、镇、办事处以户为单位立卷。3．同一项目、单位或宗地，若其分别办理不同业务，且办理过程中资料没有延续使用，则按业务类型分别立卷，无需合并。著录时，保持项目、单位或宗地名称的统一，以便查询利用。4．同一项目、单位或宗地案卷内的资料，不得按文件类型单独立卷。如土地登记案卷，不得将审批表、出让合同、地籍调查表等资料分开后单独立卷。 二、工作流程 国土资源专业档案整理归档工作按顺序一般划分为档案接收、鉴定、整理、装盒、入库等五个步骤，其流程如图1所示： 三、移交和接收 专业档案的交接应在该项目或宗地业务办理结束后进行。移交方所移交的档案应为办结案卷，并确保该案卷资料的完整和准确。属于宗地分割等产生共用资料的案卷，需待相关宗地案卷办理完毕后一同移交，以保证归档案卷的完整。移交人应根据所交资料提前编制移交目录。移交目录中应包含所交资料的基本要素信息。 交接时，按不同业务类型分别进行，双方对照移交目录认真核对文件资料，发现登记错误或遗漏的文件资料，应重新编制移交目录，核对无误后，履行签字手续。涉密文件材料应单独移交，并由持保密工作上岗证的人员接收。 四、鉴定 (一)归档鉴定即鉴定所接收的档案是否符合归档要求。鉴定时，存在下列情形之一的，不予归档： 1．该案卷业务未办理完毕的。这里的业务办理指独立审批、办理的单项业务，如规划预审、土地使用权初始登记等； 2．资料不齐全的。即缺少该类案卷应包含的必要资料。如土地登记案卷缺少登记审批表、规划预审案卷无预审意见书，并且无任何有效说明文件等情况。 3．无保存价值的文档资料； 4．重复的文档资料。经鉴定属上述第1、2种情形的，清退回移交单位，待业务办理完毕或补齐资料后再行移交归档；属上述第3、4种情形的，由档案部门鉴定后销毁或作为一般资料留存。 (二)密级鉴定根据文件材料标注的密级，案卷项目或图件资料的内容、性质确定密级。方法如下： 1．国家规定或保密局备案的涉密项目，其相关案卷按规定定为秘密、机密或绝密； 2．案卷直接标注有密级，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，标注的密级即为案卷密级。3．案卷中有涉密文件，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，文件的密级即为案卷密级。如案卷中有多份涉密文件，则案卷密级从其高者； 4．案卷中虽有涉密资料，但归档时已解密的，不作为涉密案卷； 5、经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为涉密文件； (三)分类鉴定 分类鉴定是专业档案整理、归档最为关键和重要的环节。关系到案卷保管期限鉴定、编页及档案著录信息填写等工作的正确与否。档案分类鉴定时，应严格按照国土资源部及本单位《档案分类方案》进行划分，并遵循以下原则： 1．各分类中第一项综合类资料按文书档案处理。 2．确定分类时，应归到分类方案的最低一级类目内。如以挂牌方式出让办理供地手续的案卷，其分类应鉴定为E63(挂牌出让)，而不是E6(土地使用权有偿使用审批)或E(建设用地类)。3．多项业务合并组卷的案卷(即一卷通)确定分类时，以最终的业务类别确定分类。如以挂牌方式出让的国有土地，在办理完供地手续后，其资料继续交由地籍部门办理土地登记手续，办结后整理归档时，其分类应定为C42(国有土地使用权登记)，而不是E63(挂牌出让)。 (四)保管期限鉴定 具体的方法如下： 1.对于公开后将给国土资源档案管理工作带来负面影响，但是不属于国家机密的案卷，一般定为工作秘密级：经鉴定属涉密案卷的，交由持保密工作上岗证的人员进行整理和归档。除保管外，其处理方法与非密文件相同。 2.如果案卷中有涉密的文件，但是没有到解密期限，该案卷为涉密案卷，文件的密级即为案卷密级。如案卷中有多份涉密文件，则案卷密级从其高者； 3.经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为涉密文件； 4.案卷中虽有涉密资料，但归档时已解密的，不作为涉密案卷； 5.国家