办公室实务课件作者张丽荣主编邮件收发3章.pptVIP

邮件收发 主要内容 一、邮件的收取和分拣 二、邮件的拆封 三、邮件的处理 四、邮件的寄发 一、邮件的收取和分拣 ㈠邮件收取的方法和规律 1.传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室（秘书要掌握时间）； 2.邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室（开箱次数与投递吻合）； 3.由专人送需签收邮件（应及时转交）； 4.使用电子邮件系统。秘书打印或转发。 ㈡邮件的分拣 分拣方法： ⒈按照收件人的姓名分拣； ⒉按照收件部门的名称分拣； ⒊按照邮件的重要性进行分拣。重要来信人和单位、特殊邮寄标志（挂号、机要、带回执、快递等）、电报电传传真等。 二、邮件的拆封 （一）拆信的种类 除“机密、秘密”、私人信件、上司亲启不能拆 误拆他人信件（写上误拆-签上名—面交道歉）。 （二）拆封的要点 1.轻敲 2.用剪刀（右边） 3.装订（信纸在前、信封在后） 4.检查核对附件、发票、货单等，不符在信封上写明或和对方联系； 5. 把邮件分为最急件、次急件、普通件； 6.登记（除私人信件、普通广告、推销信等） 邮件的处理有三种方式 1.直接呈送上司 2.转送有关部门或他人 3.自行处理等 ⒈日常邮件的处理 ⒉上司不在时邮件的处理 包括上司亲启件和秘书可拆封的邮件。 1.仔细阅读邮件，可提出拟办意见至于信前。 2.与邮件有关的其它材料一并报送； 3.尽量赶在上司进办公室之前准备好邮件。 （一）给上司送材料的时机 急件立即送 每天送三次，早晨一次、上下午各一次 （二）送材料的顺序 电话留言、传真、电子邮件、快件、挂号信 私人信件 一般信函 公司内部通知 杂志样本 用提示条写上你希望某人采取的行动并将提示条贴在邮件上：请提供信息；征求你的意见；请存档；请你和我一起审核等。 邮件如需传阅，使用传阅顺序提示单。 对报纸和杂志的处理。 对广告邮件的处理。 对错投邮件的处理。 ⑴需上司亲自处理的先保存，并通知发信人。 ⑵上司指明他不在时把邮件转送某个部门或人员处理.应认真履行交接手续. ⑶授权文秘人员处理处理的.处理后做记录。 ⑷如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，以备随时向上司汇报。 ⑸留下通讯地址和电话。遇到棘手的事情，应及时请示。 四、邮件的寄发 以上司或文秘人员名义发出的邮件的寄发工作。 ⒈邮件寄发前的准备 ⒉邮件的寄发 ⒈邮件寄发前的准备 ⑴把信件送交上司签字，并把有关信件复印、存档。 ⑵打印信封。中文信封和英文信封有不同的要求。 ⑶检查姓名和地址是否准确。 ⑷检查邮寄标记（挂号、机密等）是否准确。 ⑸折叠信纸（离顶边留出5—6毫米）。 （6）检查信件附件。对不同的附件采取不同的邮寄方式。（最后一折、单装、钉在信的左上角、装在小信封里或粘在卡片上然后和信钉在一起）。 中文信封格式： 英文信封格式 发信人姓名 发信人地址 收信人姓名 收信人地址（从小到大） 街道、城市、国家、邮编 ⒉邮件的寄发 邮件的寄发要考虑时间、经济、便利等各种因素。在不同的情况下可以作出不同的选择。 当前大多数公司采用的是现代化的信息接发系统。主要有以下几种方式： ⑴电子邮件 ⑵传真 ⑶电传 实务练习： ①消费者李某以电子邮件的方式给奇瑞汽车公司的总经理方某提出了关于奇瑞汽车售后服务的建议，方某很高兴，要求文员陈某以公司的名义回复邮件，以示感谢。李某E-mail:cqx051@ 公司邮件地址用自己的 ②2002年春节即将到来，长虹公司的总经理为了表示对下属的三个分公司一年来的出色的工作表示肯定和感谢，要求文员张某以总公司的名义给三个分公司的领导和员工发一份新年祝贺邮件。 三个公司的E-mail分别是： cqx051@ cqx051@ cqx051@ ③建设公司与民生公司在洽谈一项合同业务，并达成了合同草案，建设公司的副总孙某带回草案并向总经理胡某汇报，胡某认为合同中有几条需要调整，要求文员夏某以公司的名义给民生公司发一份电子邮件，表示合作的愉快，并附上修改后的合同word文档。 民生公司的地址：cqx051@ 修改后的合同word文档A盘 尚辅网 / 各单位往来邮件： 1.电报、特快专递、航空信等寄件 2.政府部门或上级公司文件； 3.业务往来公函； 4.写明领导亲启的信函； 5.汇票、汇款单； 6.包裹、印刷品； 7.报纸、杂志； 8.同事的私人信件。 ㈡邮件的分拣 二、邮件的拆封 2