商务电子邮件书写规范.ppt

商务电子邮件书写规范 商务电子邮件代表着公司的形象，直接影响到客户对公司的评估。显示着公司的水平和实力。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。 一封规范的商务电子邮件，能够体现公司的规范化和专业性，从而留给客户良好的印象，为以后更好的合作打下基础。 发信对象 仔细确认收件人。 确认抄送讯息的对象，确保自己的上级或其他适宜人选在列，并将人数降至最低，以免造成不必要的打扰 。 邮件主题 主题要明确、精练。表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。做到收件人见到它便对整个电子邮件一目了然。 信件内容（一） 正文一般包括三个部分。 第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。  信件内容（二） 第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。  第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。 示例 内容格式 称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。 段落的第一行都顶格写，单边行距。段与段之间空一行。另外称呼、落款等也都顶格写。 字体：宋体 大小:10 一行最大文字数：不超过30文字 示例 写作注意事项（一） 1. 邮件的内容应简明扼要。指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。 2. 写作要层次清楚，用词准确。 3. 语气专业，措词婉转、礼貌。可以通过使用虚拟语气委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。   写作注意事项（二） 4.如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。 5.电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等。 * *