《时间管理》(新)(高飞卫)--.ppt

许多人认为“应该”做什么时，是有必要做了。 例：某磁卡生产公司，97年触摸卡销售额3000万，当意识到应非触摸卡是将来的趋势时，由于现在销售量很好，而没有去开发，至98年销售量只有600万了。 对于第3象限的事情可能会认为是有秘书的人的做法，其实不是这样的。 问自己：什么对我来说是重要的？ 第2象限向第一象限转化：关于家庭，对有孩子的人讲师会体会更深。 例：一个远离父母的人总想回去看看父母，但直至母亲病危，他也没有见上最后一面，因此非常后悔。 人们知道这是重要的，但往往会被事业、朋友等事情所替代。刚到外地的人会时常给家里打电话，是由于当时自己很孤独，需要家里人的关心——自己的需要，而后来却没有想到父母的需要。 代价：什么时候做这件事代价却不一样。 例1：长江水灾损失1666亿元，这是事发时的代价。 如果提早做准备，可能不用花这么多的钱， 例2：LG主席曾经制定一项政策，各分公司的总经理负责一切事情。但大家仍习惯于碰到事情找他，——工会挑头员工罢工，因为由总经理负责了，大家就要求长工资。总经理找到主席请求处理办法，但主席拒不告知。主席认为虽然罢工给公司带来的代价很大，但比以后事事找他代价要小得多，所以宁可付出此代价。 每种选择都有代价，重在第二象限代价会小。 星期一的早晨（案例分析) 思考： 1、今天Gary应该怎么过？ 2、假如你是效率专家，你有什么建议，使不 太远的将来Gary在星期一的早晨不再面临 如此大的压力？ 3、谈谈你的感想。 时间管理 ? 什么是时间管理？ ? 观念决定行动 ? 用正确的方法做正确的事情 ? 管理好您宝贵的时间 充分利用自己的黄金时段 每日效率表 你何时工作最佳？ 清 晨 最好 5 4 3 2 1 最差 八、九点 最好 5 4 3 2 1 最差 十、十一点 最好 5 4 3 2 1 最差 中 午 最好 5 4 3 2 1 最差 下午两、三点 最好 5 4 3 2 1 最差 下午四、五点 最好 5 4 3 2 1 最差 晚上六、七点 最好 5 4 3 2 1 最差 半 夜 最好 5 4 3 2 1 最差 神奇三小时 ——时间管理大师哈林·史密斯极力提倡的概念 每天早上5点起床，比别人更早展开新的一天 在时间上跑到别人的前面； 利用每天早上5—8点的“神奇3小时”，做自己 想做的事，不受任何人和事的干扰； 清晨做事，往往精神集中，思路清晰，工作 效率也最高。 制定明确的计划 确定将要办理的重要事项 限制计划表上的事项 注明完成的日期和时间 定期检查计划表 充分授权 在可能范围内尽量将工作交给下属完成 对下属可能犯错应有心理准备并应接受 授权后应强调下属的工作绩效，而不应斤斤计较 其工作手段 授权应公开进行 应鼎力支持下属所制定的措施，并为其承担必要 的责任 切忌重复授权 应由简而繁、循序渐进地授权 当下属发生疑难时，不应只告诉其解决的方法， 应帮助其自行寻找解决方法 注意“反授权” 对下属的工作进行追踪 排除干扰 ★排除不速之客的干扰 不要采取无条件的“门户开放政策” 授权秘书甄别并拦截来客 规定接见下属的时间 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 限时面谈 主动造访下属 ★排除电话干扰 外来电话由秘书接听（或由总机筛选） 事后回复电话 将需要打出去的电话集中在一起打 不要过分讲究客套而不能自制 从会海中解脱 不举行没有议程的会议 选择相关人员参加会议 选择不受干扰、条件合适的会议地点 不去出席没有必要的会议 减少意义不大的会议 控制会议时间 采取其他沟通方式代替会议 学会拒绝 拒绝请求时除了和颜悦色外，仍应显露出坚定 的态度 设法拖延他人的请求 拒绝时最好说出理由 要令请求者了解，你拒绝的是他的请求，而不 是他本身 拒绝请求后，如有可能你应为他提供解决其问 题的其他途径 切忌通过第三者拒绝别人的请求 及时处理文件