东莞理工学院城市学院社团负责人培训.doc

PAGE 4 -东莞理工学院城市学院第六届学生会文件sdgsdgs成都分行东风浩荡合法规和法规和土壤突然图腾东莞理工学院城市学院社团负责人培训秘书处一、简单介绍秘书处的职能（一）负责处理社团联合会日常事务以及物品管理、社联年度工作计划与工作总结的起草与管理；（二）社团活动的申请及活动经费的管理监督；（三）档案管理，收集整理社团的各种资料，包括各社团管理章程、活动情况等等；（四）财务管理，监督管理各社团的财务收支情况。二、值班时间星期一至星期四中午12：45至2：00，下午4：30至5：30，晚上9：30至10：30； 星期五中午12：45至2：00，星期日晚上9：30至10：30。三、上交资料的格式 协会上交的Word文件都要严格按照《学生会文件格式要求》进行修改；Excel文件若无具体规定不做格式要求。四、协会所对应的社联工作人员每个协会都有相对应的社联工作人员，专门负责与协会联系、通知、反馈信息等工作。五、申请流程 参照《申请流程》六、协会招新后的工作安排（一）招新总结及未来一年的活动计划书；（二）会员证（附带照片，会员证的底色不能是黑色和红色）；（三）会员花名册（会上传模板，打印版与电子版各一份）；（四）会费收据（一式三份，一份社联存档，一份协会存档，一份交给会员；没会费的就不需要）。七、社团财务总结协会每年进行一次财务总结，今年的期初余额就是上年财务公开的余额。（注意每年交接期时的财务，确保协会财务的准确性）参照《财务报表模板》备注：申请流程一、协会申请成立流程至少要有一个指导老师及该申请人数要15个人以上，1个策划者，同时要交申请人的花 名册（含姓名，专业，长短号，系别）；策划人的个人资料及学生证（有相片那页）的复印件；协会成立的可行性报告及协会章程、简介；社团联合会网站下载《东莞理工学院城市学院学生社团申请注册备案表》手写填写。二、活动申请社团联合会网站—下载《东莞理工学院城市学院校园活动申请表》手写填好—申请单位（协会名字）—负责人（协会负责人）—联系电话（协会负责人电话）—活动时间（根据实际情况填写）—活动内容（根据实际情况填写）—申请项目（根据实际选取）—其他（根据实际情况填写）—备注说明（根据所选取的申请项目填写具体内容）—院学生会意见（社联主任）—团委学生处意见（团委杜鹏举老师）—学院办公室意见（4#406黄研晖主任）三、普通课室与多媒体课室申请社团联合会网站—下载《教室使用申请表》手写填好—申请人签名（团委韦荣耀老师或罗文芳老师）—使用部门领导意见（团委杜鹏举老师）—教室管理办公室意见（4#301）—电教中心意见（4#713吴老师，需要使用多媒体设备才填写此栏）四、阶梯教室申请附上协会的注册备案表复印件、协会章程及活动方案；社团联合会网站下载《东莞理工学院城市学院校园活动申请表》参考二填写；社团联合会网站下载《教室使用申请表》参考三填写；社团联合会网站下载《东莞理工学院城市学院大礼堂、学术报告厅、阶梯教室及课室使用申请表》手写填好—申请单位负责人意见（团委杜鹏举老师）—总务处意见（不用填写，申请大礼堂，报告厅填写此栏）—教务处意见（4#301，申请阶梯教室填写此栏）—保卫办公室意见（不用填写，外单位填写此栏）—学院办公室意见（4#406黄研晖主任）五、报告厅申请附上可以存档的活动方案；社团联合会网站下载《东莞理工学院城市学院校园活动申请表》参考二填写；社团联合会网站下载《东莞理工学院城市学院大礼堂、学术报告厅、阶梯教室及课室使用申请表》手写填好—申请单位负责人意见（团委杜鹏举老师）—总务处意见（校内饭堂二楼总务处处长李奇，申请大礼堂，报告厅填写此栏）—教务处意见（不用填写，申请阶梯教室填写此栏）—保卫办公室意见（不用填写，外单位填写此栏）—学院办公室意见（4#406黄研晖老师）大礼堂申请附上可以存档的活动方案；社团联合会网站下载《东莞理工学院城市学院校园活动申请表》参考二填写；社团联合会网站下载《东莞理工学院城市学院大礼堂、学术报告厅、阶梯教室及课室使用申请表》手写填好—申请单位负责人意见（团委杜鹏举老师）—大礼堂二楼办公室找吴群老师（联系电话确认使用时间并签字—总务处意见（校内饭堂二楼总务处处长李奇，申请大礼堂，报告厅填写此栏）—教务处意见（不用填写，申请阶梯教室填写此栏）—保卫办公室意见（不用填写，外单位填写此栏）—学院办公室意见（4#406黄研晖主任）七、拉电申请社团联合会网站—下载《东莞理工学院城市学院校园活动申请表》手写填好—申请单位（协会名字）—负责人（协会负责人）—联系电话（协会负责人电话）—活动时间（根据实际情况填写）—活动内容（根据实际情况填写）—申请项目（根据实际选取）—其他（根据实际情况填写）—备注说明（根据所选取的