办公用品管理制度-XZ-06办公用品管理制度.docxVIP

深圳市创新智慧港有限公司编号：XZ-06版本：1.0生效日期：2016-09-01管理体系文件办公用品管理制度编 制：审 核：批 准：版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注目的按需计划，按需采购，按需发放，杜绝浪费，确保办公用品费用不超支。适用范围 适用于创新智慧港有限公司，其他全资和控股项目公司参照本制度执行。术语和定义办公用品包括普通办公用品、专业办公用品和办公设备及家具。普通办公用品，包含以下三类：消耗性办公用品：签字笔、圆珠笔、自动铅笔芯、橡皮擦、订书针、大头针、回形针、凤尾夹、胶水、胶纸、双面胶、涂改液、记事贴、标签纸、记事本等；非消耗性办公用品：剪刀、计算器、直尺、订书机等；部门办公物品：裁纸器、点钞机等。专业办公用品，包含财务类办公用品、工程类办公用品等：财务类办公用品：账本、凭证、报销单据、装订机等；工程类办公用品：函数计算器、专用画笔等。3.3 办公设备和办公家具、员工宿舍家具及电器：空调、电脑、打印机、碎纸机、复印机、扫描仪；办公桌椅、办公柜、保险柜；宿舍用床、衣柜、书桌、热水器、天然气罐、空调等职责行政人事部：负责公司办公用品的统一采购、存储和发放管理各部门：对办公用品的合理使用和控制，防止浪费。管理规定办公用品采购计划性采购流程类别步骤责任部门/人标准纸质流程填写《办公用品计划表》各部门办公用品管理员各部门每季度末25日前按下季度需求，填写《办公用品计划表》和《专业办公用品计划表》，经部门负责人签字后交行政人事部办公用品管理员。汇总办公用品计划办公用品管理员办公用品管理员于每季度末27日前将各部门的采购需求汇总。核查库存，填采购申请单办公用品管理员汇总需求后，核查库存量，并预足常用办公用品库存量，填写《办公用品采购申请单》。申请采购办公用品管理员填写“资产采购流程”，并将《办公用品采购申请单》作为附件。审批权限按【组织权责手册】执行。/执行采购物品采购员审批完成后由物品采购员执行采购。申请采购专业办公用品的部门应当依情况派专业人员协助采购。临时性采购流程类别步骤责任部门/人标准申请采购；各部门填写《办公用品临时采购申请表》，标注“普通采购”或“专业采购”。填写“资产采购流程”，并将申请表单作为附件。审批权限按【组织权责手册】执行/ 执行采购。物品采购员审批完后交由物品采购员执行采购。申请部门应当依情况派专业人员协助采购。办公用品领用办公用品必须用于工作，按需领用，避免浪费。类别步骤责任部门/人标准季度领用办公用品整理；办公用品管理员根据各部门《办公用品计划表》，整理各部门办公用品并通知领取。领取与核对；各部门领取人办公用品管理员领取时对照《办公用品计划表》，按实际领用数量登记至《办公用品领用登记表》，并签字确认。日常领用申请、领取、登记各部门办公用品管理员向办公用品管理员提出申请，管理员整理后通知领取，申请人领用登记。/ 更新库存信息办公用品管理员及时更新库存信息并做好记录。办公用品保管流程类别要点标准纸质流程验收入库新采购的办公用品须及时办理入库、验收手续。/出入库登记与盘点做好办公用品的入库、出库明细登记。库存数量不足时，须及时提出采购需求。每年12月20日前做好库存物品年终盘点，并制作《办公用品库存清单》，将盘点情况上报行政人事部经理。/保管责任个人领用的办公用品，由个人负责保管；部门领用的办公用品，由部门领导指定专员负责保管。/离职人员办公用品归还离职员工在离职前，将保管的办公用品归还至办公用品管理员处；办公用品管理员将归还物分类并做好记录，依具体情形进行再次利用，或者作报废处理。/办公用品管理员工作交接办公用品管理员发生工作变动或离职时，必须做好交接工作，并移交经本人签名的以下资料：库存清单；领用登记的原始记录本；入库、出库、库存的对帐清单。相关记录普通办公用品计划表专业办公用品计划表办公用品采购申请单办公用品临时采购申请单办公用品领用登记表办公用品库存清单