采购档案资料管理规定.doc

采购部档案资料管理规定 为规范公司采购部各类文件的收集、整理、归档、利用、档案价值鉴定及销毁等各项流程，结合公司实际工作情况，特制定本制度。 二、范围 本制度适用于公司采购部在工作过程中产生的各类有保存价值的文件资料。 三、档案管理组织机构图 部长 综合管理部档案管理 工作第一负责人 科级领导 采购部管理科负责人 科员 采购部管理科兼职档案员 四、归档范围 4.1 归档范围、归档时间及相关责任人（见附件一）。 4.2 各相关责任人应对归档范围中的文件进行动态维护，如因工作流程或其他原因导致文件类别发生改变、责任人发生变化等情况，应及时将信息告知综合管理科档案员，以保持公司采购部归档资料的完整性和归档及时性。 五、职责和权限 公司综合管理部负责人为本公司档案管理第一责任人，采购部管理科为采购部档案管理的直接单位。各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，各部门领导应监督本部门员工配合完成档案管理工作。 5.1综合管理部职责： 5.1.1负责公司档案管理制度的制定、完善及执行，并对公司各部门的档案收集、整理和归档工作进行指导、监督、检查和考核。 5.1.2 对归档范围内的所有文件资料的收集、整理、归档、利用、档案价值鉴定及销毁等进行统一归口管理。 5.2 采购业务一部：采购人员负责各自经办的设备类商务文件（包括技术协议、招议标 报告、价格清单、问题反馈等合同附件）及其所有招标资料的收集和与采购管理部的交接。 5.3采购业务二部：采购人员负责各自经办的工程、土建类商务文件（包括技术协议、招 议标报告、价格清单、问题反馈等合同附件、工程结算书及资料、竣工图）及其所有招标资 料的收集、整理、归档和与综合管理部的交接。 采购部管理科职责 5.1.3负责将招议标部交接的合同及招标资料等文件交至综合管理部。 5.4.2负责各类验收单据、外来文件、项目报告等文件接收与综合管理部的交接。 5.5材料采购科：各采购员负责询价记录、年度协议、试用报告等协议类资料及外来文件 的收集和与综合管理部的交接。 5.6 供应商管理科：负责供应商管理相关资料的收集和与综合管理部的交接。 5.7仓储科：负责仓储日常生成文件及财务类文件的收集和与综合管理部的交接，并设置兼职档案员。 六、档案归档流程及要求 6.1归档流程 6.1.1 各部门相关责任人在日常工作中应做好归档范围内各类文件的收集工作，并按照规定时间、频次与综合管理部进行交接。 6.1.2 交接时档案员应逐一核对移交的文件资料是否完整，准确无误后交接双方在《资 料交接清单》（见附件三）上签字确认。《资料交接清单》一式两份，交接双方各留存一份。 6.1.3 综合管理部档案员对各部门移交的文件按照控制部《档案管理操作规定》进行整理、编号、编页码、填写电子版目录、装盒、编写盒内目录等归档操作。 6.1.2 档案归档要求 6.1.2.1 原则上要求所归档的各类文件均为原件（供应商资料除外）。 6.1.2.2 文件上不允许出现三笔现象，即铅笔、圆珠笔、非碳素墨水。对于已形成三笔现象的文件，需用黑色墨水笔描写。 6.1.2.3 将所有非A4 大小的文件材料统一手风琴式折叠方法折叠成A4 大小，以便于装盒存档。 6.1.2.4 在合同及招标资料的封面上需加盖“商密”的印章，以标示文件密级。 6.1.2.5 存放时应按照文件的类别及生成的时间顺序排放，便于查找与利用。 6.1.3 电子档案：为了更充分地利用档案，需要对重复性使用的档案进行电子扫面存档； 6.1.3.1扫描内容：所有投资项目的合同、技术协议需要进行扫面后存档，并按照合同号检索方式刻录成光盘进行储存，同时在涉密载体内备份。 6.1.3.2扫描时间：在合同交接后的10个工作日内完成扫描及归档工作。 七、档案的编号规则 部门生成的各类文件，均应编写相应的文件编号，以便于存档及检阅查询。 7.1部门内部生成文件编号规则 7.1.1部门会议纪要编号规则：MPD-xx（年份）-Hxx（顺序号），例如：MPD-2010-H001 7.1.2部门供应商考核单：MPD-xx（年份）-Kxx（顺序号），例如：MPD-2010-K001 7.2档案盒脊背格式及编号规则 7.2.1档案盒脊背格式 档号 案卷提名 7.2.2各类文件档号编写规则 7.2.2.1 业务类文件资料盒号编写规则 7.2.2.1.1合同：xx（年份）-HT（合同类别）-xx（顺序号），例如：2010-HT(A)-01注：合同类别为项目类合同（A），材料类合同（B）,销售类合同（C），维修类合同