安徽海螺水泥股份有限公司销发系统.docx

安徽海螺水泥股份有限公司销售发运信息系统管理办法（第3次修订稿）第一章 总 则第一条 为加强公司销售发运信息系统（以下简称“销发系统”）的管理，规范销发系统的使用、运行、维护，明确销售、财务、装运、办公室等各部门职责，充分体现“三权分立、相互制衡”的销售发货管理思想，规范发货流程，特制订本办法。第二条 子公司主要负责人为销发系统规范、安全运行第一责任人。各相关职能部门负责人为本部门销发系统规范操作的责任人，负责组织本部门根据本办法以及《水泥、熟料销售发运管理系统指导书》，认真组织做好系统的运行、维护，监督销发系统各操作岗位的职责履行，规范发货管理，防范经营风险。第二章 岗位管理要求第三条 销发系统涉及销售、财务、装运、门卫等岗位。各子公司按照职业道德良好、业务素质高、坚持原则、制度执行能力强的标准选聘相关岗位人员，经销售部、财务部、集团自动化所组织或委托子公司培训考试合格后上岗。对于在岗操作人员实行年审制度，由子公司成立销发系统审核评价小组，每年二季度对在岗的人员进行资格审定，通过后方可继续上岗，对于未通过的在一个月内进行二次培训，经复核通过后方可上岗。对门卫、司磅员、现场发货员等岗位人员要不定期进行轮班换岗。第四条 系统管理员上岗要求：熟练掌握计算机知识，能够解决销发系统运行过程中出现的各类问题，熟悉销发系统应用管理软件，掌握系统各模块功能，了解公司有关销售和财务管理制度,熟悉工厂发运环节和程序等。系统管理员选聘由子公司推荐，经集团自动化所考核合格后方可上岗。系统管理员原则上不能为销售或财务人员。 第五条 销售开票人员上岗要求：熟悉公司有关销售、财务管理制度，掌握公司销发系统管理相关要求，能熟练运用计算机进行客户计划单开具、合并、关闭，销售发票开具、录入以及相关销售数据查询等操作。第六条 财务销售会计上岗要求：了解公司有关销售管理制度，熟知公司财务管理制度和财务专业知识，掌握公司销发系统管理相关要求，熟练运用计算机进行客户资金录入与核对、销售计划单、发票和出门证审核等。第七条 装运人员上岗要求：了解公司有关销售管理制度，掌握公司销发系统管理相关要求，熟悉公司发运环节和程序，熟练运用计算机进行发货单开具、审核，以及散罐车皮重、空车出厂、装载量验证，并熟知皮重波动大、空车出厂、装载量不正常的处理程序、措施。第八条 门卫上岗要求：了解公司有关销售发运管理制度，掌握销发系统管理相关要求，熟练运用计算机进行出门证核查，并熟知车辆超时出厂、散罐车皮重波动大、空车出厂、装载量不正常的处理程序、措施。 各岗位具体操作流程和注意事项详见销发系统“帮助”功能模块。第三章 资金录入及审核第九条 资金录入财务销售会计必须逐笔、准确地录入资金，子公司财务部门须明确资金审核人员，加强对资金录入情况的审核，以防范资金风险。（1）客户以现金方式支付货款，在存入子公司指定帐户后，财务人员对资金到帐情况进行核查，确认货款已入子公司指定帐户，财务销售会计方可在销发系统中录入资金，销售人员严禁直接收取现金。（2）客户以银行汇票、银行承兑汇票、银行本票方式支付货款，财务销售会计应在收到原件并审核票据要素填写齐全、规范、清晰后方可录入资金。特殊情况下销售人员不能及时送回公司的，销售部门须出具书面情况说明货款的金额、票号、支付方式、支付日期及收取人后，经子公司销售部门负责人、子公司分管领导签字后方可进行资金录入。销售会计做好相应记录（格式见附表一），留存核查。如销售人员提出对银行承兑汇票进行核查的要求，财务部门应通过银行进行查询，并取得银行回复后方可给予发货。票据原件原则上由客户自行送到公司财务部门，特殊情况下由销售人员传递的，要求销售人员每旬内送回公司财务部门。财务部门若在规定的时间内未收到票据原件，或收到票据原件后经与销售部门的书面说明情况认真核对后发现有不一致的，应立即报子公司主要负责人进行处理。（3）客户以支票方式支付货款，销售部门应对客户进行分类管理，对于首次发运或者出现不良信用记录的客户，要在确认货款到帐后方可在销发系统中录入资金，防止收取空头支票；对于长期操作且信誉较好的重要客户，经销售部门负责人、子公司分管领导签字后方可在销发系统中录入资金。子公司设有驻外市场部的，驻外市场部须将所收取银行支票在一日内送交子公司财务部门，财务部门必须在收到支票的一个工作日内将支票送交银行进帐。（4）客户以电汇方式支付货款，原则上财务部门确认收到电汇货款后方可录入资金。特殊情况下，对连续采购、资信较好的老客户，须要求客户将电汇单传真到销售处，经销售部门负责人、子公司分管领导签字确认后方可录入资金，销售会计应及时向银行查询货款进帐情况，并做好相应记录（格式见附表二）。（5）有统销客户发货的子公司，货款支付到股份公司帐户的，在收到经股份公司销售部、财务部