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黑河学院图书馆档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强图书馆的档案管理工作，有效地保护和利用档案为图书馆事业的发展服务，根据《黑河学院档案管理条例》，并参照国家档案部门有关规定，结合图书馆工作实际，特制定本办法。 第二条 本办法所称档案，是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的、具有查考利用价值并归档保存起来的材料．图书馆归档材料的形式主要有：文字、图表、声像、电子形式等。 第二章 机构与职责 第三条 按照“统一领导、分级管理”的原则，图书馆档案实行馆长主管、馆办公室集中统一管理、档案员具体负责的管理体制。 第四条 馆办公室设立专职档案员负责全馆档案管理工作，各部室设立兼职档案员负责本部室的档案工作。专兼职档案员应认真负责，对各方面应归档的材料及时督促、检查、收集、鉴定、整理。档案内容应完整、真实。图书馆各部室及工作人员应积极配合，保障档案工作顺利进行。 第五条 图书馆档案工作在业务上受黑河学院档案管理部门的监督和指导。 第六条 档案管理人员必须具备专业知识，按照学院档案管理部门要求，进行专业培训，取得资格。 第七条 档案管理人员要严格执行有关保密规定，遵纪守法，努力做好本职工作，为图书馆各项工作服务。 第三章 文件材料的收集、归档、加工与整理 第八条 档案管理人员必须认真、细致、坚持经常地做好档案资料的收集工作，以保证图书馆档案的连续性及完整性。 第九条 凡图书馆各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应由本部门档案管理人员于翌年三月末前进行整理、立卷，向档案室移交。上级文件一经处理完毕，应立即归档；各部门需随时查考的文件材料可在年终整理归档；代表图书馆参加的各种会议的材料，会后应全部归档。 第十条 档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。“长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下。 第十一条 要正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据图书馆、学院积累历史文化财富和今后查阅价值的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定其保管期限。 (一)凡是反映图书馆主要职能和基本历史面貌的，对图书馆、学院建设和历史研究有长远利用价值的档案、列入永久保管，主要包括：图书馆制定的属于政策法规性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变及单位负责人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于图书馆工作范畴并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关下发属于图书馆工作范畴需要贯彻执行的重要文件材料。 (二)凡是反映图书馆一般工作活动，在较长时间内对图书馆工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要包括：反映图书馆一般工作及问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于图书馆工作范畴并需要贯彻执行的一般文件材料，馆内各部室报送的年度工作总结、报告及年度统计报表等文件材料。 (三)凡在较短时间内对图书馆有参考价值的文件材料，列为短期保管，主要包括：图书馆工作活动中形成的一般事务性的文件材料；上级机关颁发的与图书馆工作有关但不需要贯彻执行的一般性文件材料，馆内各部门报送的一般性工作总结，报告和统计报表等文件材料。 第十二条 文件材料应在区别不同保管期限的前提下，按年度、组织机构(或问题)分类立卷。图书馆的档案可按其专业特点划分为四个门类： (一)文书档案类： 1、党群工作：包括党务、馆总支会议记录、统战、共青团、工会、监察、纪检、审计等方面工作的文件材料。 2、行政工作：大事记、馆务会议记录、 3、人事教育工作：包括人事管理、教育培训等方面工作形成的文件材料。 (二)业务档案类： 1、上级机关文件材料：包括上级机关颁发的有关业务工作的文件及上级机关召开会议印发的有关业务工作的文件材料。 2、基础业务工作：包括文献的搜集、整理、典藏等方面工作形成的材料。业务工作：有关图书馆各项业务工作的材料，如计算机、检索课、讲座、学术报告、内部培训等。 3、读者服务工作：包括借阅服务，检索咨询服务、读者活动等方面工作形成的材料。 4、研究辅导与协作协调：包括有关图书情报及其相关学科的研究、图书馆工作方法与工作实践的研究、工作调研、对各系部图书室的辅导、与其他部门或单位在业务工作及事业建设方面的协作协调等方面的材料。 5、管理工作：包括档案管理、统计管理、表彰奖励等方面的文件材料及各项规章制度、大事记、馆务会议记录、馆务日志、工作计划及总结、经验材料、其他有关业务工作管理方面的文件材料。 (三) 设备档案类：包括固定资产的购入、使用、管理等方