“电子公文交换格式与技术规范”编写提纲.doc

目 次 前 言 III 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 电子公文归档流程 1 4.1 归档的流程模型 1 5 电子公文归档方式 1 5.1 逻辑归档 1 5.2 物理归档 1 6 电子公文归档的机读目录 2 7 电子公文归档的组成要素描述 2 7.1 归档组成要素 2 7.2 归档组成要素定义 2 7.2.1 归档 2 文件标识 5 .1 分类号 5 .2 全宗号 6 .3 件号 6 文件背景 7 .1 文件形成单位 11 .2 文件责任者 11 .3 文件形成时间 11 .4 接收单位 11 .5 接收人 12 .6 接收时间 12 .7 关联 12 .8 文件标题 12 .9 主题词 13 .10 内容描述 15 .11 密级 15 .12 用户权限 16 .13 保管期限 16 文件存储 16 .1 载体 17 .2 载体规格 18 .3 数据类型 18 .4 数据格式 19 .5 存储位置 19 应用环境 19 使用日志 19 文件处置 20 .1 处置授权机构 20 .2 处置责任者 21 .3 处置行为 21 .4 处置时间 21 扩展要素 21 .1 要素名称 22 8 电子公文的归档格式文档的DTD定义 22 9 电子公文的归档格式文档的Schema定义 22 10 电子公文归档的XML示例 22 附 录 A （规范性附录） 电子公文的归档格式文档的DTD定义 23 附 录 B （规范性附录） 电子公文的归档格式文档的Schema定义 25 附 录 C （资料性附录） 电子公文归档的XML示例 30 前 言 本部分为电子公文格式规范》的第部分，已经制定的标准有《电子公文格式规范 第1部分 总则》《电子公文格式规范 第部分 》《电子公文格式规范 第部分 》《电子公文格式规范 第部分 》《电子公文格式规范 第部分 》。 本部分的附录A、附录B为规范性附录，附录为资料性附录。 本部分由质量监督局提出。本部分由质量监督局归口。本部分主要起草单位：、公司。本部分主要起草人：XXX杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范 第6部分：归档 1 范围 本部分规定了杭州市国家行政机关电子公文的归档的工作流程模型、归档要素的定义等。 本部分适用于杭州市国家行政机关制发的基于XML的电子公文。其他机关电子公文可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本部分的引用而成为本部分的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本部分。 GB/T 7156-1987 文献保密等级代码 GB/T 15418-94 档案分类标引规则 GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式 国发[2000]23号 关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知 3 术语和定义 GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》和国发[2000]23号《国家行政机关公文处理办法》中确立的术语和定义适用于本部分。 4 电子公文归档流程 4.1 归档的流程模型 归档流程见图1。 图1 归档流程 5 电子公文归档方式 5.1 逻辑归档 通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现电子公文向档案部门移交的过程。 5.2 物理归档 将应归档的电子公文卸载到脱机载体上向档案部门移交的过程。 6 电子公文归档的机读目录 归档文件的机读目录结构按归档文件的分类法分层次，第一层次为根目录，第二层次为分类方法全称，第三层次为分类中的第一类别，第四层次为分类中的第二类别，依次类推。例如采用“年度-机构-保管期限”的分类方法，则机读目录的第一层次为根目录，第二层次为“年度-机构-保管期限”，第三层次为“年度”，第四层次为“机构”，第五层次为“保管期限”。见图2。 图2 归档文件的机读目录例子 7 电子公文归档的组成要素描述 7.1 归档组成要素 电子公文归档的组成要素一般包括分类号、全宗号、年度、组织机构、保管期限、馆编件号、室编件号、控制符、文件形成单位、文件责任者、文件形成时间、接收单位、接收人、接收时间、关联、文件标题、发文字号、主题词、内容描述、密级、用户权限、电子公文、载体、载体规格、数据类型、数据格式、存储位置、应用环境、使用日志、处置授权机构、处置责任者、处置行为、处置时间等。 7.2 归档组成要素定义 7.2.1 归档 XML 标记：归档 定