公文管理制度rao.docVIP

江西福泽公司 公文管理制度 文件编号 版 次 页 次 分页编号： 发行日期 1．目的：为了促使公司公文管理做到准确、及时、安全、规范，特制定本制度。 2．适用范围： 全公司 3．管理职责：公司的公文由综合管理部统一收发、送达、传递、用印、立卷和归档。各部门都必须严格执行公文管理的程序，按职权范围认真做好公文管理中的各项工作，严格执行有关保密规定，提高公文处理工作的效率和质量。 4．公文的种类 本公司常用的公文种类可以分下以下九种： 4．1决定、决议、会议纪要 4．1．1对公司的重要事项或重大行动做安排用“决定”。 4．1．2经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。 4．1．3传达重要会议所议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的， 用“会议纪要”。 4．2指示 对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则用“指示”。 4．3公告 公司决定的重要事项，需向外宣布，用“公告”。 4．4通告 公司决定在一定范围内公布应当遵守的事项，用“通告”。 4．5通知 发布公司重要决定，转发上级部门、同级部门和不相隶属单位的公文，特批下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。 3．6通报 表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。 3．7报告、请示 3．7．1向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议用“报告”。 3．7．2向上级部门请求指示，并需批复的用“请示”。 3．8批复 下级部门提出请示后，答复请示事项，用“批复”。 3．9函 各子公司之间相互商洽工作、询问和答复问题，向外单位联系公务、洽谈工作事项，用“函”。 4．公文的格式 公文一般由标题、主题词、正文、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、印章、主送单位、抄送单位、印发单位、发文时间及附件等部分组成。 4．1公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位、事由和文 种，除批转规章制度性文件外，一般不加书名号。 4．2发文字号，包括单位代号、年号、顺序号。 4．3保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 4．4紧急公文应分别标明“特急”、“急”。 4．5公文除会议纪要外，应加盖印章。 4．6请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄报形式。 4．7发文单位应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。 4．8会议通过的文件（指决定、决议），应在标题上、正文前注明会议名称和通过日期。 4．9文字从左到右横写、横排。 4．10公文纸一般用A4复印纸，左侧装订，装订时公文纸张的地方，翻页口边要齐整。 4．11文件标题一律用二号宋体字，正文使用三号仿宋体字。 4．12公文如有附件，应在正文之后，注明附件名称和顺序。 5．行文规范 5．1公司的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。 5．2公司各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级公司有关业务部门互相 行文。 5．3各子公司之间的重要行文，应抄报集团总裁综合管理部。 5．4凡部门之间对有关问题未协商一致时，一律不得各自向下行文。 5．5各子公司可以联合行文。 5．6请示的公文，一般应一文一事。 5．7受双重管理的公司上报公文，应根据内容写明主报单位和抄报单位，由主报单位负 责答复请示的问题，上级主管单位向双重管理的下级单位行文时，应同时抄送另一 上级单位。 6．公文办理 6．1发文管理程流 流 程 权责单位 相关文件 相关表单 各部门 档案管理员 综合管理部主任 总经理 档案管理员 行政秘书 档案管理员 档案管理员 档案管理员 公文管理制度 发文登记表 江西福泽公司 公文管理制度 文件编号 版 次 页 次 分页编号： 发行日期 6．1．1拟稿。拟稿分两步，首先由各部门主管草拟文稿，表达出文件的意图，然后由文秘按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。草拟公文应注意事项： 6．1．1．1要符合国家的法律、法规，符合政府的方针、政策及有关规定。 6．1．1．2情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书 写要工整，标点要准确，篇幅要求简短。 6．1．1．3人名、地点、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。 6．1．1．4公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术 语和其他必须用阿拉伯数码者外，一律用汉字书写。在同一文件中，数 字的使用应前后一致。 6．1．1．5引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。 6．1．1．6用语要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。 6．1．1．7