盛安物业服务有限公司档案管理办法.doc

石家庄市盛安物业服务有限公司 档案管理办法（初稿） 为全面加强石家庄市盛安物业服务有限公司档案管理工作，确保公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。 第一章 总则 第一条 本管理办法所称的档案资料是指石家庄市盛安物业服务有限公司及下属客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式(纸质、电子、声像、实物等)资质证照、文书、公文、公函、合同 、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。 第二条 档案资料工作的基本原则：集中统一管理石家庄市盛安物业服务有限公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。 第三条 具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一（《石家庄市盛安物业服务有限公司档案资料归档范围及审批权限参考表》）。 权责 第四条 石家庄市盛安物业服务有限公司负责对档案资料工作的指导、监督、检查。 第五条 石家庄市盛安物业服务有限公司对本部档案进行直接的管理，同时对下属客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担公司本部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。 第六条 客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。 第三章 人员配备和工作岗位职责 第七条 物业公司档案采取分级管理模式，即物业公司档案管理资料员（专人或兼职）和下属各客户服务中心兼职档案资料员。物业公司主要收集和保管公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。物业公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。 第八条 物业公司须配备档案管理的专责人员，下属各客服中心根据自身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员，具体管理本客服中心日常档案资料。 第九条 档案资料专员岗位职责 1、物业公司档案资料工作人员主要职责有： （1）贯彻执行《档案法》、《石家庄市盛安物业服务有限公司档案管理办法》等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业公司及下属各客服中心档案资料管理工作相关规章制度； （2）统筹规划并负责物业公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设； （3） 督促公司各部门及下属各客服中心档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管各部门以及地产公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作； （4）负责对下属各客服中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作； （5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。 2、客户服务中心档案工作人员主要职责有： （1）负责客服中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作； （2）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业公司档案管理员交待的其他相关工作任务。 第四章 档案资料的收集和整理 第十条 物业公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料： ；字确认。.险柜内，若放于办公桌或档案柜内的必须加锁封存。使用时 1、物业公司公章和相关证照由物业公司统一管理； 2、文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指地产公司、物业公司领导签字的各类批示，以公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与公司职能有密切关系或由公司承担有关责任并需要执行的重要文件； 3、重大、突发事件的处理资料。主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料； 4、合同档案、管理监察档案、资产档案资料等。主要包括公司所签订的合同资料，监察职能部门对公司进行检查的书面及取证材料以及公司固定资产相关材料； 5、人事档案资料； 6、实物、声像类档案，包括各种电子档案。在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交公司档案管理部门，自行保管时要注意保护完整性； 7、荣誉类档案； 8、其他档案资料。 第十一条 各客户服务中心管理自身楼盘、业主和经营相关的档案和资料： 1、客户服务中心业