Lotus notes 使用手册 - 金华盛纸业.doc

目 录 Lotus notes 使用手册 3 一、 工作环境介绍 3 1． 进入工作环境 3 2． 环境介绍 5 二、 邮件管理 7 1． 新建个人“通讯录” 7 2． 撰写邮件 11 3． 保存邮件 14 4． 打印邮件 15 5． 发送邮件 16 6． 接收邮件 16 三、 设置发送前的选项 17 1． 加密 17 2． 优先级 18 3． 类型 19 4． 重要性 20 5． 签名 20 6． 邮件跟踪 21 7． 禁止邮件的拷贝 21 8． 置邮件答复的期限 22 9． 设置邮件的失效日期 22 10． 把回信以送给其他人 22 Lotus notes 使用手册 工作环境介绍 进入工作环境 在操作系统桌面上依次选择“程序“|“lotus 应用程序”|“notes选项”，运行普通用户软件，如图1-1。 图1-1 首先出现在屏幕上的是notes R5的版本及版权信息界面，如图1-2。 图1-2 接着出现“输入口令”对话框，如图1-3。 图1-3 输入自己的用户的口令后，然后单击“确定”按钮，进入普通用户工作界面，如图1-4。 图1-4 环境介绍 打开的邮件数据库。图1-5。 图1-5 在邮件数据库左边的导航窗格中，包括了许多视图和文件夹，说明如下： 收件箱： 保存其他用户发送来的电子邮件。 草稿：保存未发送的电子邮件草稿，当我们把草稿修改好并发送，Notes会自动将“草稿”文件夹中对应的邮件草稿删除。如果我们创建了信笺，Notes也会把未发送的信笺保存在草稿中。 发件箱：当我们完成了一封邮件后，单击了“发送并保存”按钮，则Notes会在发送邮件的同时把该邮件保存在邮件数据库中的所有邮件。 废纸篓：保存想删除的邮件，我们可以在以后删除这些邮件。 讨论线索：保存带答复的邮件。 定则：在邮件数据库中制定操作规则，我们可以通过这些操作规则进行处理工作，如把收件箱中存放时间超过一个月的邮件删除、把重要级别为“高”的邮件指定的文件夹中等。 群组日历：根据每个群组用户的个人日历，进行群组的日程安排。如安排会议、约会等。 信笺：可以在该视图建立、删除、编辑信笺等操作。 如我们想发送一封邮件，我们单击视图中的“新建便笺”，出现如下的视图，在收件人一栏中输入收件人的名称或邮箱地址，然后在内容栏中输入信件内容，写完后点击“发送”,如图1-6所示，收件的一些具体功能，我们会在后面“邮件管理”中看到。 图1-6 邮件管理 邮件系统是notes的一个重要组成部分，通过邮件系统，可以快速实现与外部信息的交流，提高工作效率。在写一封邮件之前，创建一个自己的通讯录是必不可少的，我们先来看一下如何来创建“通讯录”。 新建个人“通讯录” 首先打开lotus notes用户界面。 建立个人通讯录的具体操作，请参见下列组图：图2-1至图2-9。 图2-1 图2-2 图2-3 图2-4 选择个人使用的邮件系统类型，若该用户是lotus notes 内部用户，则选“lotus notes”，单击“确定”后出现下图的对话框。 图2-5 图2-6 如果用户不是此lotus notes的用户（假设该用户的e-mail地址为：myemail@），则选择“internet 邮件”； 图2-7 图2-8 在图中输入该用户的“用户名”以及“Notes 网络域”，输入完成后单击“确定”，该联系人的相关信息如下图。 图2-9 这样便完成了新联系人的信息录入，在写邮件时“收件人”就可以在“地址..”中找到该用户。 撰写邮件 撰写邮件之前，先打开邮件数据库。 在“创建”下拉菜单中依次选择“邮件”|“便笺”项；如果邮件数据库已经处于打开状态，则单击工作环境中的“新建便笺”按钮，或在“创建”下拉菜单中选择“便笺”项。 在工作区中系统自动显示邮件的名称、时间。我们依据各标题对应的域，输入相应的内容。 收件人 输写收件人地址时，我们在该域中输入收件人的名称和完整地址，如果收件人有多个，则各个不同的收件人之间用“，”隔开。但是如果第一次输入收件人的信息时，都要输入很长的一串地址，这会将用户觉得非常麻烦，这样我们刚刚建立的联系人信息就用上了。在邮件撰写工作区中单击“地址”按钮，出现“选择地址”对话框。 抄送 如果在“抄送”域中输入个人或组织的姓名，则抄送人将拥有一份该邮件的拷贝。如果指定抄送人为多个。则各个抄送人之间用“，”隔开。确定抄送人地址时，我们可以在该域中输入抄送人的名称和完整地址，也可以通过邮件作区中单击“地址”按钮，出现“邮件地址”对话框。 密送 密送是指要把邮件拷贝发送到重要的检阅人手中。确定密送人地址时，我们可以在该域中输入抄送人的名称和完整地址，也可以通过邮件作区中单击“地址”按钮，出现“邮件地址”对话框。 主题