会议管理课程内容.doc

第一章 认识会议 1、什么是会议？会议必须具备的几个条件？ 会议 是人们聚集在一起协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程；是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。 条件：必须由两个以上的人参与 必须有一定的议题和目标 必须通过一定的程序达成目标 2、会议的基本要素 （1）会议的主题： 为会议正名，好的主题能够彰显主办方独特的视角及解决问题的能力，特别是一些商业性、社会性的会议，其主题的选定闲的尤为重要。 （2）会议的时间： 保证与会人员专心开会，提高会议的效率和质量，会议时间尽可能避开重要节日、重大事件、重要会议。 （3）会议的地点： 会议地点合适与否是保证会议顺利进行的要素之一，安静、舒适、优雅的会议环境，相应的会议设施有助于提高会议的效率和质量，选择会议地点时首先要考虑会议的目的、主题和内容。 （4）会议的议程： 会议议程，顾名思义即会议的程序表。会议议程所涵盖的内容除了足以实现会议目的的各项议案之外，还包括会议的时间、会议地点、会议内容以及与会者姓名等内容。编排会议议程应遵循的原则：第一，按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，即紧要的事项应安排在议程的前端处理，不紧要的事则安排在议程的后端处理。第二，预估和标示处理每个元所需要的时间。在会议议程中明示几点几分到几点几分探讨某一议案，这样会务人员可以更好的把握发言人进场的时间，从而节省与会者的时间 （5）会议的主办者：是指具体策划、发起会议的单位或个人。在实际工作中要注意分清主办、承办、歇班之间的区别，以及各自所承担的职责。 （6）会议的参加者：与会议主题相关的人员；周到全面、准确无误、宽严适度、与会者不带助手、经过审批 （7）会议的方式方式： 全体会议、研讨会、论坛、座谈会、专题讨论会、座谈小组、讲座、学术讨论会、玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演、网络会议 （8）会议主持人：任务是有效组织会议，介绍领导、来宾，说明会议的意义，控制会议进程，调动听众情绪，营造会场气氛，对会议进行总结等。主持风格：开门见山型、渲染气氛型、 （9）结果： 会议是以解决问题为目标的社会活动，因此会议一定要尽可能达到预期的结果，所有的会务工作都必须围绕着会议的结果，帮助会议达成目标。 3、提高会议质量的策略 （一）会前：1、判断会议的必要性 2、取消不必要的会议 3、将会议的决定权上交 4、 确立会议的目标 5、减少开会人员 6、选择适当的开会时间 7、选择适当的开会场地 8、事先发放材料 9、计算会议成本 （二）会中：1、准时开始 2、控制时间 3、不宜过于舒适 4、按议程开会 5、避免干扰 6、来去自由 7、总结强调 8、准时结束 （三）会后：1、随机考核 2、完成会议纪录 3、 标明不守会议纪律者 4、 追踪会议的决议与待办事项 5、解散临时机构 第二章 会议的策划与准备 1、会议方案的内容 （1）会议概述。主要介绍会议召开的原有、任务、意义、作用和影响，重点说明会议的必要性和可行性。 （2）会议主题。会议主题是会议内容的高度概括，能够让人对会议的目的、要点一目了然，留下深刻印象。 （3）会议形式。主要介绍会议召开、意识、形成决议的方式。 （4）会议日程安排。组要介绍会议召开的时间、流程及日程安排 （5）会议经费来源及预算。包括会议资金的筹措方式、金额、主要开支。 （6）会议的准备工作。包括主办方、与会者会前应该做哪些方面的准备。 （7）其他需要说明的事项。 2、什么是会议议程 会议议程：会议顺序的总体安排。先紧要后轻次；标示时间。 会议日程：会议每天活动的具体安排。（一天以上的会议） 会议程序：具体一次会议的详细步骤。 3、大中型会议的会议组织机构构成 常见的会议机构： 秘书组：会议文字工作及领导交办的各种任务； 材料组：会议材料的印刷、发放、回收、整理、汇集及归档等工作； 组织组：会议代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议议程的控制； 技术组：设备安装、调试、维护； 宣传组：对外联络沟通、宣传报道，会议摄影、录音、录像； 后勤组：后勤保障，食宿、交通、娱乐、生活用品的供应、证件的准备及制作、车船机票的预订工作； 保卫组：会议安全和保密工作。 4、会场的选择和主席台座次的安排 （1）会议场所的选择：大小适中 设备齐全 保密型好 安全性强 避免干扰 经济实用 符合规定 （2）不同会议场所的特点比较： 上级的办公室： 优点：参考资料在手边；上级的权威性得到加强。 缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下属的办公室 优点：可能提高下属的地位和士气。 缺点：如果工作处狭小，可能会使