会议管理实务(项目三)幻灯片.ppt

（3） 合理调度：根据身份、规模确定交通用车；能固定车辆的尽可能固定；印发车辆通行证；专人负责会场周围交通指挥和管理 （4） 加强驾驶人员管理：车辆调度表发给每一位司机；元有安排出现变化时提前告知司机情况变化 （5）意外事故应急处理：车子抛锚有备选方案；意外交通事故的应急机制也需要事先准备好 任务二 进行会间服务 3、会议车辆的停放管理 指挥到会车辆的集结和疏散、维护通车秩序，保证行车安全与畅通 （1） 准备好停车所需场地：事先预计车辆情况；租借场地事先洽谈；分类停放、保证重点、照顾一般 （2） 确定指挥停车方法： 会场门前停车，停车后，客人下车 会场门前下车，下车后，车辆开到集中地点 首长、外宾下车需事先选择临时停车场 任务二 进行会间服务 三、会议参观、考察、游览和娱乐服务 1、会议参观、考察、游览 （1）策划项目：切合会议主题、照顾参加对象的兴趣、考虑接待能力、内外有别 （2）安排落实：及时联系接待单位、制定参观计划、落实好车辆（固定乘坐车辆）安排车长组长、安排好食宿、准备必要的资金和物品（摄像机、照相机、手提扩音机、对讲机、团队标志和卫生急救药品） 任务二 进行会间服务 （3） 陪同安排：相当身份的领导陪同；专业性强的参观考察，应当有专业人员讲解；陪同人员不宜过多；每到一处，有一定身份的领导出面接待并作概况介绍；单纯的游览要配备导游 （4） 介绍情况：每游览一处，由接待人员、解说员、导游人员作具体的解说和介绍，介绍信息准确 （5） 摄影：可以安排拍摄集体照、不让摄影的地方要提示宾客 （6） 注意安全 任务二 进行会间服务 2、会议娱乐服务 会议在3天左右的，娱乐活动不少于1次；会议在4至7天的，娱乐活动不少于2次 （1） 选择娱乐项目：电影、文艺演出、社交娱乐活动、自娱联欢 （2） 安排具体时间：一般做为议程安排在日程表中；娱乐活动安排在休会时间，如晚上或周末，不影响会议活动的进行 （3） 安排好接送：组织观看演出或电影，应集体行动 任务二 进行会间服务 （4） 组织好专场演出的入席与退席 专场演出即专为欢迎双边会议活动的客人而安排的会议演出；演出前，普通观众先入席；主宾由主人陪同入场，全场起立鼓掌欢迎；进行中观众不得退场；演出结束后全场起立向演员鼓掌表示感谢；主人和主宾退场后观众再离去；主宾如果向演员献花篮，观众不应立即散去，应在主人与主宾与演员合影结束离去后方能退出。 任务二 进行会间服务 能力目标：能够完成一场会议记录的准备和整理工作 知识目标：掌握会议记录的格式；掌握会议记录的技巧 会议记录特点：会议记录是会议进程的可挂、原始、真实记录，是编写会议简报、会议纪要等文字材料的基础性材料。某些会议记录具有一定的法律效力。 注意两点：1、记录项目要完整，相关会议信息要齐全；2、记录内容要客观、准确、真实、完整 记录人员必备的能力：较广的知识面、快速记录能力、良好的语言组织能力，较强的记忆力 任务三 编写会议记录 一、会议记录的作用 （1）会议总结的重要依据；可作为日后分析、研究、处理相关问题的参照依据 （2）会议记录可作为向下级传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料 （3）可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料 （4）重要的档案资料，核实历史的原始资料 （5）法定刑会议的会议记录经发言人和领导签字后，具有法律效力 任务三 编写会议记录 学习目标： 掌握接站、报到、签到、引导的工作程序和要求 一、接站工作：一般跨地区、全国性和国际性会议需要接站，让客人感觉宾至如归 接站程序： 1、确定迎接规格 了解对方到达时间、对方身份、己方对应身份、接站地点 项目三 会中服务工作 2、做好接站准备 了解与会人员人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、级别；了解清楚飞机、火车班次及到达时间 3、树立接站标志 机场到达大厅或火车站出口树立标志、手机联络、接站人员举欢迎牌 4、掌握抵达情况 随时掌握抵达情况，注意晚点人员，避免漏接 任务一 接站和报到工作 5、介绍宾主双方 主动握手；先介绍主办方欢迎人员职务最高者，再介绍来宾身份最高者，再依次以主客顺序介绍 介绍时头衔要清楚 尊者优先了解对方情况的原则介绍：先把男性介绍给女性、年轻人介绍给老人、未婚者介绍给已婚者、把亲密一方介绍给另一方 手部动作：手心向上、不能用手指指指点点 介绍之后握手 任务一 接站和报到工作 6、安排与会人员上车 小轿车：右为上、左为下；后为上、前为下 后排右位为上座，安排坐客人 后排左位为次座，安排做主办方领导 接待人员坐司机旁边 接待人员单独陪车时坐客人左侧 悬挂国旗，严格主左客右；平时可随客人心意 任务一 接站和报到工作 二、报到工作 一般报到是针对需要集中住宿的大型会议，与会者到达会场办理的登记注册手续 大型会议与会者报名后