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声像档案整理方法讲义 一、声像档案的概述 （一）什么是声像档案 声像档案是指机关、团体、企事业单位及个人在各种活动中直接形成的有查考价值的，并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。包括照片、录音带、录像带、光盘等，并需编制文字说明。针对记录内容、记录内容产生过程及相应支持软硬件的“文字说明”是声像档案不可缺少的部份。 (二)声像档案的记录形式及载体 1、金属模版(保管单位为张)：主要是唱片。 2、胶片(保管单位为本或卷)：主要是照片底片；电影胶片；幻灯片等 3、磁粉(保管单位为盒)：主要是录音带、录像带；计算机硬盘和磁带等。 4、光反应材料(有机染料与金属化合物)(保管单位为张)：主要是CD-R与CD-RW和DVD光盘等。 不同载体对保管条件的要求不同。在实际工作中应针对不同的载体采取不同的保管措施。当然，软磁盘、可擦写光盘不能作为档案载体。 二、声像档案的归档 (一)声像档案的归档范围 1、凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应归档保存。 2、根据国家档案局《照片档案管理规范》及省、市档案局有关声像档案归档的要求。 声像档案归档范围及保管期限：（供参考） 序号 属类名称 内 容 保管期限 1 建设面貌类 本单位建设面貌的信息材料（包括：地理概貌、城乡建设、工程项目、名胜古迹、自然风光、办公环境等） 永久 2 人物类 历届党政正副职领导成员，被评为市级以上劳模、先进集体、个人的照片（单人照） 永久 3 会议类 各种重要会议的声像信息材料 永久/长期 4 荣誉类 反映本单位荣誉实物的声像信息材料 永久 5 视察类 上级机关领导或社会知名人士到本单位视察、检查工作时形成的声像信息材料 永久/长期 6 业务活动类 本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料 永久/长期 7 文体活动类 本单位组织的各项文娱体育活动的声像信息材料 长期 3、编制本单位声像档案的归档范围 为了确保本单位声像信息材料的完整、准确、系统。各单位都要根据本单位实际情况制定声像档案归档范围和保管期限表。归档制度包括归档的范围、时间和要求，并明确有关人员的职责。 （二）声像档案的归档要求 1、按照《档案法》及相关法律法规的规定，对属于归档范围的声像信息材料，应按照归档时间及时归档，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交,集中管理，任何个人不得据为己有。 2、做好材料的收集，档案员定期或不定期对各职能部门的声像材料进行收集，保证材料的完整和齐全。 3、除存储格式要按《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)转换为通用格式外，归档材料的内容必须是未加任何更改或修饰的原版和原件，并且要图像清晰，内容准确、系统，重点突出，具有代表性，附有文字说明。 4、数码照片应挑选有代表性的晒成纸质（一般4R光面）归档。 5、归档的磁性载体或光盘文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测过，运转正常，无病毒，清洁，无划伤。内容完整、准确。图像、声音、代码等清晰。 6、同一项目同一类别声像记录应存贮在同一磁性载体或光盘上。单个磁性载体或光盘上记录的问题类别或主题应尽量单一。 7、对于制成光盘等存储的，应在相应的载体中制作出对应的机读目录或存储内容说明。 8、对磁性载体和光盘要制作一式三份归档，文字说明描述全面、内容准确。 9、照片入像册立放；录音(像)带分别单个入塑料盒或专用贮存柜平放；磁盘与光盘放入塑料盒或专用贮存柜存放。 10、不能放置樟脑等挥发性药物；定期倒带；须远离磁场和电器设备等。 （三）声像档案的归档时间 确定归档时间主要是为保证文字说明的准确性、声像档案完整性和将来利用的有效性。 1、声像材料的归档应实行“谁主办,谁负责收集整理”的原则。 2、一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集归档。 三、声像档案的分类 广州市主要分机关、企事业、学校三个档案类目体系 机关八个大类 企事业十一个大类 学校十二个大类 A文书档案 B基建档案 C设备档案 D会计档案 E审计档案 F人员档案 G声像档案 H业务档案 I实物档案 0产品类档案 1设备仪器类档案 2基建档案 3科研档案 4文书档案 5病历档案 6婴儿出生档案 7声像档案 8人员档案 9会计档案 10实物档案 DQ党群 XZ行政 JX教学 JJ基建 SB设备 CK财会 SX声像 RY人员 SW实物 KY科研 CB出版 WS外事 （一）机关声像档案的分类示例（代号为“G”） G