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业务档案电子化管理系统 项目背景 当前业务档案纯手工管理，档案按日期和类型分类，定期由各营业厅收集，装订后存放在档案室，手工记录档案的保存位置。 档案数量巨大，检索查找麻烦。 处理客户投诉，需要查找业务档案时，无法快速定位档案位置，影响投诉处理效率，降低客户满意度。 项目目标 规范、完善业务档案管理流程，实现档案精细化管理 实现业务档案电子化存储及检索 加强业务档案校验与稽核，提升档案稽核效率 减少了档案查找的时间，加快了客户投诉处理速度，提升客户满意度 建设方式 按半集中方式建设 在单据上增加自动识别信息 在市公司建立电子单据管理中心，保存所有上传的电子单据，提供电子单查询接口，定时对单据进行统计稽核。 按营业部建立扫描点，扫描上传电子单据，并包装纸制单据，上交县公司档案室归档。 县公司档案室可以通过本系统查询是否所有已包装单据都归档，可以查询电子单对应的纸制单据在哪个包装中。 业务流程－总体流程 业务流程－主要流程 系统功能 业务单据扫描录入 电子单据自动识别 电子单据稽核管理 电子单据查询统计 电子单据归档管理 服务创新点 完善了业务档案的管理流程，明确了各角色在业务档案管理中的职责。 通过扫描和OCR技术，将纸质业务档案电子化，并建立纸质业务档案存放位置与电子业务档案的对应关系，提高纸质业务档案的查询效率。 通过与BOSS系统受理流水的比对，可以让稽核人员快速定位未提交扫描归档的纸质业务档案，保证纸质业务档案的完整性。 通过用户的手机号，可以方便的查询出用户所有电子化的业务档案，大部分问题可以通过电子化的业务档案解决；对于必须使用纸质单据的场合，可以查找出单据所属的包装号和存放位置，很快查找出来。 应用情况 目前该系统正在试运行。根据测试效果，在打印出的受理单右上角信息模块符合要求的情况下，每分钟可扫描识别12－15张，且正常识别率达到95％以上。 该项目实施后，规范、完善业务档案管理流程，利用日渐成熟的OCR技术和大型图像信息存储检索技术，实现了业务档案电子化存储及检索，加强了业务档案的校验及稽核，提升了档案稽核效率，减少了档案查找的时间，加快了客户投诉处理速度，提升客户满意度。 社会效益 * 定期获取boss业务受理单据信息：受理信息需包括受理流水、受理工号、受理时间、受理手机号码、受理客户姓名等。 比对电子单据单据信息：将boss业务受理单据信息与电子单据识别信息进行比对。比对以boss业务受理单据为准。 1、先根据boss业务受理单据的受理流水进行比对， A）如果未扫描（在电子单据识别信息中找不到相应的受理流水），则记录下来，并在规定时间内（每月5日或每月20日）通过短信通知扫描人员及时扫描上一稽核周期未扫描的业务受理单据。 B）如果已扫描，则比对识别的受理手机号码等信息，如果发现其中有一项不对，则记录下来，并通过短信通知扫描人员进行对这些识别信息进行核实，修改。 是否有未扫描单据：系统根据比对结果，判断是否有为扫描单据，如果有，则在规定时间内（每月5日或每月20日）通过短信通知扫描人员及时扫描上一稽核周期未扫描的业务受理单据。 是否有识别错误单据：系统根据比对结果，判断是否识别错误的单据，如果有，则通过短信提示相关扫描人员核实电子单据识别信息。 通知扫描人员： 搜集扫描未扫描单据：扫描人员根据比对结果收集归属范围内的未扫描的业务单据，并在规定时间内扫描这些业务单据。 修改错误电子单据信息：扫描人员核实归属范围内的识别错误的电子单据信息，并修改。 * 收集受理单据：各定点营业厅单据扫描人员定期收集下属营业厅送上来的纸张单据。 是否达到扫描条件：单据扫描人员判断未扫描单据是否达到扫描情况，如果到达扫描条件，则将未扫描单据送到扫描仪进行扫描。 扫描条件： 超过单据稽核周期：指上一稽核周期仍存在未扫描的业务单据。在每月10日或每月25日前必须完成上一稽核周期的业务单据的扫描。 超过单据包装量：指未超过稽核周期且在同一周期内的未扫描纸张单据超过100张。 扫描受理单据：扫描仪开始批量扫描扫描人员提供的业务单据。 识别受理单据信息：后台程序对扫描到的业务单据图片信息进行识别。在识别时，应稽核业务单据时间是否在扫描人员选择的稽核周期内，如果不在稽核周期内，将不进行打包数量统计，并删除扫描到的业务单据图片信息，要求扫描人员在相应稽核周期内对该业务单据再进行扫描。识别的信息应包括受理流水、受理手机号码等。 是否达到打包标准：如果在同一稽核周期内的已扫描未打包的单据达到打包标准，则提示扫描人员打印打包标签。 打包标准： 扫描到的电子单据达到100张 稽核周期结束且无纸张单据需要扫描（是否继续扫描由扫描人员控制） 打印标签确定：在达到打包标准后，扫描人员确认开始打印标签。 打印标签：系统开始打印标签，标签内容包括包装编号、