归档文件整理规则2017.PPT

归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案馆建设指南》（2014），GB/T18894、DA/48、DA/T38等保障执行。 其他文件夹命名为“其他”，存放各种其他存入载体的文件，主要包括：所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及电子文件归档交接信息（包含交接、迁移、转换、保存等元数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件）等等，这些文件应采用文本、XML和其他符合长期保存要求的文件格式。 全宗文件夹一般按照档案管理的惯例以全宗号命名（没有全宗号的单位可以使用其他代码代替，只要能区分开不同的立档单位即可），用于存放电子文件及其元数据。电子文件文件夹一般按年度-类别-文件的层次设置最底一层文件夹。根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、文件等层级进行取舍。 装包形式的数据包 依据《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）标准对数据进行封装，依据该标准生成的电子文件封装包格式与计算机软硬件无关，是电子文件交换、长期保存和利用的有效形式。 （1）将电子文件及其对应的元数据组合打包成一个文件，便于对电子文件及其对应的元数据进行查看和浏览。 （2）电子文件封装包与计算机软硬件无关。 （3）电子文件封装包可以方便地进行电子签名和验证。 一件电子文件封装一个封装包，里面有正本、文件处理单、定稿和此件电子文件的元数据 但是在平时的管理使用过程中，封装包的方式不便于使用。 7、存储 电子文件存储包括电子文件内容存储和电子文件元数据存储，一般情况下电子文件内容存储在计算机硬盘或磁盘阵列中，电子文件元数据保存在档案管理系统数据库中 脱机存储依据18894的要求。 谢谢大家 任城区档案局业务指导室 2017年5月 （七）装盒 1、按件号顺序装盒，将归档文件按照顺序装入档案盒，不同年度、保管期限、机构（问题）的归档文件不能装入同一个档案盒 2、标注档案盒封面、盒脊 3、编制备考表 档案盒 规格：310MM长，220MM宽，盒脊厚度20MM，30MM，40MM，50MM，也可根据需要特别定制 档案盒用纸：无酸纸 档案盒：封面标注全宗名称 盒脊 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号等必选项，设置机构（问题）为选择项。背脊及封面的填写：要求整洁，美观。 （1）封面上的立档单位名称可盖章，或定制印刷。 （2）背脊尽量不用手写，可用数字章或整体打印后贴在背脊上。 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号 室 馆 盒号 新 √ 旧 X 归档盒封面 编制备考表：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。 备考表 （八）、排架：按照分类方案，最好区分永久和定期两个区域，以免进馆后倒架的麻烦。 四、归档电子文件的整理 电子归档文件的整理环节： 组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元数据收集—归档数据包组织—存储 归档电子文件的整理 1、组件： 一般情况下，归档电子文件以“件”作为电子文件的整理单位。 归档电子文件的组件方式与纸质文件一样。 如发文类的电子文件，一“件”原则上应包含版式文件发文稿纸、版式文件正本和流式文件留痕稿；收文类电子文件原则上应包含版式文件收文处理单和版式文件正本。 归档电子文件的元数据一般保存在档案管理系统的数据库中，不会作为一个单独的文档与电子文件内容保存在一起。 归档电子文件的件内排列顺序与纸质文件一致，如发文类文件按照版式文件正本、版式文件发文稿纸和流式文件留痕稿顺序排列等。 2、 分类： 在国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）中指出电子文件管理系统应“支持机构建立和维护符合自身实际的分类方案”。 电子文件分类方案一般应设置在机关办公系统中，通过计算机和文件办理人员的协同方式，对电子文件进行自动（半自动）分类，实现在电子文件办理时期，即可对电子文件进行价值判断，明确电子文件的承办机构、归档年度和保管期限。 3、排列、编号与命名 电子文件的排列与纸质文件一样，一般按照时间先后就可以。 （1）编号与命名： 编号就是编制电子文件的档号。档号应能唯一标识全宗内任一门类的任一件电子文