秘书的日常事务工作-上海工商职业技术学院.PDF

第三章 秘书的 日常事务工作 学习目标 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练 第六章 秘书的 日常事务工作 主要内容 第一节　办公环境的管理 第二节　安排领导日程 第三节　接打电话与处理邮件 第四节　印信与保密工作 第六章 秘书的 日常事务工作 学习提示 （一）学习目标 Ø了解秘书日常事务工作的内容 Ø熟悉工作环境的布置 Ø理解领导日程安排的原则 Ø掌握正确地接打电话及处理邮件 Ø理解印信与保密工作 （二）学习重点 Ø了解 日常事务工作的内容 Ø正确处理日常事务工作 （三）学习难点 Ø日常事务工作的灵活处理 电子教案模版配色 （1） 第六章 秘书的 日常事务工作 引入案例 客户的眼光好 “毒” 在一个阳光明媚的下午，宏达公司总经理秘书孙婷带领客户李经理 一行参观公司的办公楼和生产线。在送客人走的路上，孙婷笑着问李经 理： “李经理，请问对我们公司的印象怎么样啊？”李经理想了想说： “念在我是贵公司老客户的份上，恕我直言，整体上还行，只是有些地 方需要完善。”孙婷脑子快递地运转着：为了迎接这次参观，我特意带 人整理了办公区域，生产车间那边也是提前打了招呼安排好的，会见他 的公司领导说话也没什么纰漏。于是，孙婷微笑着询问原因。客户说： “你们的生产技术没得说，在国内算得上是一流的。但是你们办公区域 的规划不合理，比如，采购部的办公室，一进门就是一排柜子挡在那里。 你们生产区域的几盆花已经蔫了，生产部门口的牌子是歪的。”孙婷心 里暗暗叫苦， “李经理的眼光好 ‘毒’啊！”嘴上赶紧道： “非常感谢 李经理的直言相告，您的意见非常好，我会反映给我们的领导，马上改 进。希望贵公司能够继续保持与我们的合作，也欢迎李经理以后常来公 司做客。” 问题：你觉得客户李经理是不是太挑剔了，为什么？ 第六章 秘书的 日常事务工作 第一节 办公环境的管理 一、办公室概述 1.　办公室的种类 （1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间 15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟 通不便且及资源浪费较大。 （2 ）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留 出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作 区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间 联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等 往往租用公寓式办公室。 图6-1　某公司秘书与领导办 公室平面示意图 图6-2　某公司接待室平面示意图 第六章 秘书的 日常事务工作 第一节 办公环境的管理 二、办公室布置的原则 办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符 合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要 求。主要的原则有：