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做PPT技巧 这篇稿子原是90年7月在政治大学「研究方法」研习营「信息搜集与信息组织」的教材，是个人的心得，挂上网是希望大家能给我建议和指教，文章是永远没有写完的时候，网页的好处是我有了新的学习或体验，或接到「顾客」的赐教，我都可以随时将内容加进来。 一、前言 演示文稿的目的在传达讯息，所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片； 有演讲者深怕遗漏重要讯息，照着投影片的内容逐字宣读； 有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好象是在教演示文稿软件； 也曾经有过经验，听完一场演讲回来，我竟不知道演讲者长什么模样，因为他始终和我们一样看着屏幕自说自话，我只能看到他的背影。 到底一场成功的演讲该注意那些细节，一直希望有机会将演示文稿技巧的理论与PowerPoint实务结合，借着这次研习的机会，将初步的汇整结果与大家分享，也请大家不吝指正 二、演示文稿成功的关键 想想我们每次为了演示文稿搜索枯肠地找资料写脚本，答案当然是内容啰！ 错，我们辛辛苦苦准备的内容只占7％；演示文稿成功最主要的关键是态度/形象，占了58％；其次是声音，占35％。回想一下所谓的名嘴，那么这层道理也就不说自明了。 小记：还记得有一次去听一场智能财产权的演讲，因为初初接触这个领域，这演讲者的身份背景都不是很清楚，只是觉得题目很有兴趣就walk in，结果那位演讲者真是令我惊讶，他是穿了西装，可是皮带有一大截在外头晃，衬衫我不知道他是要扎进去还是放出来，我开始怀疑，我要不要听他的演讲？理智告诉我不可以以貌取人，所以我还是坐下来了，没错，他的演讲正和他的穿著一样的sloppy，投影片做了的内容不细讲，细讲的内容没有做投影片。 演示文稿是说服的艺术，要说服观众接受我们的观点，首先要抓住观众的注意力，然后帮助观众清楚地了解我们要传达的讯息，引导观众同意我们的观点，最后建立共识。 做为信息时代的演讲者，可以运用信息科技来帮助我们建构讯息。 态度 我能做好演示文稿 我的内容很有价值 我的观众很重要（顾客焦点） 我要让观众很有收获 形象 情绪 我很高兴来做演示文稿 我要用热情感染我的观众 衣着 我很专业 我很有精神 男：西装（深色）﹑衬衫（白） 女：套装﹑裙子﹑包鞋(最好有点高度，这样可以让自己时时保持抬头挺胸) 声音 运用声调技巧 停顿 感情 目光接触 节奏快慢 加强 三、成功演示文稿七步骤 观众 讯息 组织 练习 讲义 开讲 检讨 （一）观众 如果能够事先知道观众的基本信息，那么在设计演示文稿讯息时，就可以将观众的特性融入演示文稿中。 观众为什么会来听我们演讲，想从我们的演讲中得到什么？我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求？观众的人数有多少？ 观众对主题的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，还是只有部分人熟悉？ 观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高？ 如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉，我们还讲众人皆知的基本观念，是会让人很厌烦的；反之，如果我们的观众对主题一点也不熟悉，而我们一下子就切入核心，让观众一头雾水，或者满口听不懂的专有名词、英文简称，让观众充满挫折，那么观众也不会赞美我们的。 所以，根据观众分析来准备演示文稿内容，需要为观众建立背景知识时，请大方地加以解释，再把焦点拉回主题，让所有观众都能同步。 所以，也不要在中途塞给观众太多的参考资料，这样观众会分心，还跟不上进度，请把所有补充资料全部放在最后面，甚至另外制作附录，让观众带回去参考。 （二）讯息 演示文稿最主要的目的是传达讯息，所有的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的，都不应该在演示文稿中出现。 演示文稿设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键词的关连性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。 文字的使用 善用PowerPoint的演示文稿设计模板，可以省去我们配色定字型的时间。 切记演示文稿是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，说服观众的是我们，所以不要将投影片设计成小抄或脚本，照本宣科。 我们可以从行销的角度来看，如果我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能就是下面听讲的人来念，而不是我们了，所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，传达不是演示文稿投影片就好了，要有我们演讲才成功。 再从智能财产权的角度来说，如果投影片的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性，就得追求进步性； 君不见著名的演讲者，一套投影片走天下，场场瀑满，没有人嫌投影片一样，因为诠释不同。 所以制作投影片请掌握Magic Seven原则，每张投影片传达5个概念效果最好，7个概念人脑恰恰好可以处理，超过9个概念负担太重了，请重新组织。（7士2＝