行政管理之印章管理的.ppt

(二)介绍信的管理使用 1．介绍信的填写要求。 (1) 介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。 (2) 要填写有效限期。介绍信上一般都有“有效期：X年X月X日止”字样。不可不填。 (3) 办公室工作人员要对开出的介绍信负责。 (4) 介绍信开出后未用，应交回保管人员，粘贴在存根上。 (5) 严禁将印章带出机关或在空白介绍信上加盖印章，在印章使用时出现问题，按“谁批准，进负责”的原则追究责任，严肃处理。 2．介绍信的印制和保管。 正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，须与公章同等重视，不可缺页或丢失。 3．介绍信的开具。 (1)开介绍信要经过一定的批准予续。 (2)使用单位的介绍信，须经单位的领导人或办公室负责人批准。 (3)严禁开具空白介绍信，同时，严格控制盖有印章的空白凭信、介绍信外流。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 4．介绍信的使用。 (1)凡领用介绍信者须经主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时，应由秘书自己填写领用人姓名、身份、去何单位、联系何业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。于落款处及骑缝章上应加盖两次公章。 (2)使用介绍信要有明确的规定，即什么事由谁批。超出规定范围的，应先请示而后办。 (3)对于一些下属部门较多的单位，办公室工作人员为下级机关换开领导机关介绍信时，要把好关，必要时。应交单位负责人审批。 （三）建立完善的印信管理制度 既然印信管理在实际工作中具有这样重要的作用，其使用也有十分严格的程序要求，所以，制定严格的印信管理制度是十分必要的，它对于保证印信在实际工作中的规范使用，保障单位或者公司的合法利益和工作的正常运转，都具有十分重要的意义。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 第三节 值班管理 本节我们将要学习值班工作的一些基本知识，包括值班工作的职责、制度要求、对值班人员的工作要求等。了解值班工作中接待来访客人和处理突发事件的一些程序，掌握编制值班工作表，合理安排值班工作的技能要求。 一、值班工作概述 值班，是指各类企事业单位，在一段时间内，由专人担负处理全部工作的方式和制度。作为办公室的一项重要事务，值班工作具有明显的岗位责任性质。 (一)值班工作的特点 值班工作有两个显著的特性 (1) 连续性。在各重要单位，值班工作可以轮流，但不能间断。 (2) 应急性。在值班工作中．值班人员可能有时会临时接收、传达上级的指示，可能处理内部的突发事情，要完成领导临时交办的事项。这些工作的具体内容一般都是事先不知道的。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 第四章、办公室日常事务处理 第一节 办公室电话通讯 第二节 印章和介绍信管理 第三节 值班管理 第四节 小额现金管理 第五节 处理领导身边事物 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 案例一 某日上午8：20小王来到办公室上班，她先打开主任办公室的窗户通风．然后，将空调调到适宜的温度。接着开始整理主任的桌面，将文件摆整齐，将废纸篓的垃圾清理干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌。清扫擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。这时，主