【精选】教案 秘书基础 第九章 第二节 会议的前期准备.pdf

第二节 会议的前期准备 教学目标 知识目标：掌握会议前准备工作的内容 能力目标：掌握会议前期准备工作的基本方法，常用的会议通知和会议管理性文件的写法 德育目标：培养终于职守，乐于奉献的职业道德，培养踏实、细致、周到、一丝不苟的工 作作风。 教学重点：会议前准备工作的内容 教学难点：会议前期准备工作的基本方法,常用的会议通知和会议管理性文件的写法 教学方法：案例教学法、实验法 课时安排：三课时 教学过程： 【导入新课】 办文、办会是秘书工作的内容，办会指的是办理会议事务的工作。办会，包括会议的前期 准备、会中服务和会后服务几个环节内容。“凡事预则立，不预则废”，秘书在会议前期的准备 中该做哪些工作？如何才能做好这些工作？这堂课我们告诉你这方面的知识，并帮助你掌握会 议前期准备的方法。 【讲授新课】 一、会议前的准备内容 会议前的准备工作内容有： 安排会议议题。 确定会议时间。 确定与会人员。 确定会议方式。 确定会议场所。 确定会议议程。 确定会议日程。 制发会议通知。 准备会议必需品。 布置好会场。 准备会议文件资料。 二、会议前期准备工作的基本方法 1．安排会议议题 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议的议 题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。如果没有明确的议题，开会的时候会出现怎 样的局面呢？ 案例一 跑题会 某部召开常委会议，学习上级下发的文件，与会的常委都是基层单位的领导，大家一 段时间没有见面，聚在一起特别热闹，彼此都忙着交流信息，联络感情。开会前你争我抢 地发言，会场静不下来。会议开始，主持人传达完文件的内容，让大家就文件内容表态时， 会场上却出奇的安静。看报的，喝茶的，交头接耳的，就是没人往正题上说。这时，某领 导发言了，挑头说起了与会议内容不相干的内容。会场立即活跃起来，整个会场生发出去， 热热闹闹地跑了题。会议的时间很快到了，主持人无奈地只好宣布散会。同时，他让秘书 整理一份会议讨论情况，向上级汇报。秘书心里想，大家都跑题了，什么都没有说，让我 怎么写呢？ 诊治分析： 这是会议中典型的跑题现象。如何解决额这个问题？ 首先，秘书要分清轻重缓急，协助领导安排好会议的议题。 其次，要及时把会议议题通知给与会人员，让与会者提前准备，开会发言才能有的放 矢。 再次，会议应严格按照议题进行，如果出现跑题现象，提醒主持人，说明会议的重要 性，组织与会人员发言，促使会议完成议题的议程。 [提问]如何确定会议议题？（基本方法） 一是由领导提出； 二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要拟出“近期会议 安排议题”的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列 即可。 [小窍门] 一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议题多了会出现多个主题。安 排议题时，要考虑与会人员的心理，将最重要的、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的 事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。 2 ．确定与会人员 合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条 件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。对出席会议的 人数要有精确的统计，以便做好其他准备工作。如果秘书人员工作不细心，就会给领导造成工 作上的被动，不信你看： 案例二 漏了技术干部 某集团军传达中央工作会议精神，要求传达到师以上干部。会议刚结束，就有几位老 干部接二连三地打电话找军政委，问为什么不让他们参加会议，有的老干部还发起了牢骚， 搞得军政委很窝火，还得一个劲地在电话里做检讨。放下电话一查，原来秘书处在通知参 加会议名单中，忘记了这