小额贷款公司综合管理部文员职责制度汇编.doc

小额贷款公司综合管理部文员职责制度汇编 ????????? 综合管理部属于服务保障部，是为公司包括其它部门服务的，协助处理一些日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是综合管理工作的重要方面。 一、执行办公用品的采购、发放、管理 1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出需求申请，待综合管理部审批后，再向综合管理文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须在“记录本”上签字，填清楚领用时间、项目、数量等。 2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到综合管理部填写移交清单并签字。 3、综合管理文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向综合管理部写明需求后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。 二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理 1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由综合管理文员统一负责。收到信件资料由综合管理文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。 向客户寄送发票、公司活动相关函件时，发件人填写好单据，由综合管理文员执行寄送。 2、综合管理文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据数量、金额，便于财务结算。 3、员工只能利用公司机器打印或传真的与工作相关的文件，未经同意，不得私自打印或向外传真个人简历资料、公司客户资料，综合管理文员有权监管教育。 ????三、执行印制名片的联系、校稿与管理 1、公司名片格式统一化，由公司综合管理文员依据企业形象规划并联系印刷业务。 2、需做名片的员工，先填写《名片印制申请单》，申请单待部门经理审批后，再交予综合管理文员负责办理，综合管理文员需与申请者认真核实资料的准确性，双方签字确认后，方可印制。 3、名片印制前，综合管理文员需与承印方校稿，确认名片版式、姓名、职务、部门、联系方法等内容无误，并保留‘确认证据’，如QQ聊天及E-MAIL记录等。自校稿无误之日起，一周内，综合管理文员将做好的名片发放给名片印制申请者。 4、如果印好的名片与申请需求出现错误，因申请者个人写错资料，责任由申请者承担;因综合管理文员未仔细核实，由综合管理文员承担责任;因承印方疏漏出错，责任由承印方承担，综合管理文员可拒收名片，要求承印方无条件重新印制。 ??? 四、执行固定资产及低值易耗品的管理 1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体使用员工。使用者离开本公司时，公司资产收归综合管理部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。 2、综合管理文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，并发送给公司综合管理部主管。 3、综合管理文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。 五、根据有关管理制度负责对外文档的管理. 六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办 ??? 七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等 ??? 八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理 1、负责公司来访客户的接待与服务。有客户来访，应主动、热情、大方、微笑服务，要马上起来接待表示欢迎，简单明了问清事由，同时引导客户到会议室入座，并端上茶水，再告知相关同事前来会客。 2、公司会议，由综合管理文员统一发出通知。如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由综合管理文员记录、整理存档。会后，综合管理文员负责清理会场、查收设备。协助客服部，在课程活动前，提前1~2天，负责做好宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。 3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。 ?? 九、协助招聘、负责员工入职、劳动合同、离职手续的办理 1、协助招聘，电话通知符合要求的人员，安排时间前来面试。新员工入职时，需填写《新员工入职登记表》、并提交身份证复印件、学历证复印件、标准半身照片1张到综合管理部。 2、新员工入职时，综合管理文员需对其进行公司规章制度的培训，主讲《员工手册》，并让其签字确认。试用期过后，凭部门经理签核的《员工转正申请单》，经综合管理部同意，与其签订《劳动合同》。 3、离职员工需填写《离职申请单》，与部门经理进行交接，交还所领办公用品、钥匙、书籍、资料。经部门经理签字确认审批，综合管理文员进行核实后，再交综合管理部主管确认。 ??? 十、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。 1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。 2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。