批量制作座次表方法探究.doc

批量制作座次表方法探究 　　摘 要：在举办大型会议或培训班、轮训班时，常需制作座次表。如果只是按照一般方法来制作，工作量大还容易出错。本文则另辟蹊径，巧妙地利用Excel的制图和数据关联功能，通过平面结构简图，实现了座次表的批量制作，使制作座次表的工作变得既轻松又不易出错。 关键词：座次表；平面结构图；平面结构简图；数据关联；批量制作 中图分类号：TP3 在举办大型会议或者培训班、轮训班时，为便于管理，常常需要制作参加人员的座次表。如果只是按照一般方法，重复的使用复制和粘贴命令进行制作，工作量大，还容易出错。 不过巧妙利用Excel的制图和数据关联功能，能够快速制作座次表，还不易出错，能达到事半功倍的效果。 1 会议室平面结构简图的绘制 通常情况下，会议室有三种结构，一种是普通会议室，一种是弧形的阶梯会议室，一种是圆桌形会议室。 一般会议室的平面结构图比较有规律，有固定的行、列和座位数，这样的结构图可以用Word表格和Excel电子表格直接完成，如图1。 阶梯会议室的平面结构图比较复杂，不仅是因为座位呈弧形排列，而且每一行的座位数都不相同，从前至后座位数依次递增，这种图形一般要使用绘图工具栏或专业的绘图软件来完由于本文需要绘制的是会议室平面结构简图，对于如何绘制平面结构图不再介绍其详细操作方法。 1.1 一般会议室平面结简图的绘制 将一般会议室平面结构图的空行去掉，绘制如图4所示的结构简图，操作方法如下。 打开Excel软件，设置适当的行宽和列高，可分别设为（5，20）。 选中【E1：J1】单元格区域，并单击【格式工具栏】上的【合并及居中】按钮。 在合并单元格中输入【主席台】三个汉字，调整汉字之间的距离并进行格式化操作。 选中【A3：C5】单元格区域，单击右键，选择【设置单元格格式】菜单命令，弹出【单元格格式】对话框。 选择【边框】选项卡，在【线条】域中的【样式】列表中选择合适的样式，并在【预置】域中选中【外边框】和【内部】。 重复以上操作，绘制余下图形，注意要留出会议室过道。 1.2 弧形会议室结构简图的绘制 对于弧形的阶梯会议室，可以绘制成直线型的结构简图，如图5所示。 从整体上分析，弧形会议室的结构大体分为左、中、右三排，每行的座位数从前向后依次递增一个，并且前后的座位应错开半格。要实现这样的效果，需通过合并单元格的方法实现。 主席台的操作与普通会议室主席台的操作相同。 设置【行高】和【列宽】，可分别设置为【50】和【1.63】。 先对中排单元格进行合并与设置。用鼠标选中【AJ6】和【AK6】两个单元格，单击【格式工具栏】上的【合并及居中】按钮。 选择【格式工具栏】上的【边框】下拉列表中的【外侧框线】。 选中已经合并的单元格，将鼠标移至合并单元格右下角的黑色方点（填充句柄）处，鼠标呈黑十字状态时按下鼠标向右拖动，至【AZ6】和【BA6】单元格处松开鼠标。 用鼠标选中【AI7】和【AJ7】两个单元格，进行单元格合并与格式化操作，并填充至BA7和BB7单元格。 余下的操作都基本相同，读者可以自行完成，不再赘述。 1.3 圆桌形会议室结构简图的绘制 对于圆桌形的会议室，也可以绘制成直线型的结构简图，如图6所示。 有了前面的基础，绘制圆桌形会议室结构简图就显得比较简单。 设置列宽，可将A列和F列的宽度设置为2.5，中间的列设置为8。 将A2与A3，A4与A5，F2与F3，F4与F5合并。 选择需要加框线的单元格，可以用Ctrl或Shift配合鼠标选取。 选择右键菜单设置单元格格式命令，打开设置单元格格式对话框，选择边框标签。 选择合适的框线设置既可。 首次制作会议室结构简图稍显麻烦，不过成功后就不必重复制作，能达到一劳永逸的效果。 2 参加人员名单的转换 从组织或人事部门发送来的参加人员名单，其形式并不都是用表格编排好的，还有的是用制表符、空格或者标点符号编排的，如图7。下面介绍将它们转换为表格的具体方法。 2.1 含制表符的文本转换成表格 把含有制表符（图7：样式一）的文本转换成表格的操作方法如下： 依次选择【表格】、【转换】、【文本转换成表格】菜单命令，打开【文本转换成表格】对话框。 在对话框【文字分隔符位置】处选择【制表符】单选项，按【确定】。 2.2 含空格文本转换成表格 把含空格（图7：样式二）文本转换成表格的操作方法如下： 选中文本，依次单击【编辑】、【替换】菜单命令，打开【查找和替换】对话框， 在【查找内容】下拉列表框中连续输入两个空格。 在【